I vantaggi del DAM (Digital Asset Management)

In qualche nostro articolo abbiamo trattato dei Digital Asset Management, meglio conosciuti come DAM, sistemi per la gestione, archiviazione e distribuzione di risorse digitali. In questo articolo esamineremo i vantaggi di questi sistemi che possono portare alle imprese che usano una grande quantità di file multimediali.

Perché sono utili i Digital Asset Management?

I DAM, come detto, sono sistemi per l'archiviazione, gestione e distribuzione di risorse digitali come foto, video, animazioni, documenti o molto altro nei vari touchpoint in cui l'impresa è presente e con cui vuole essere a contatto con il cliente.

Oltre a questo i Digital Asset Management sono dotati di tutti gli strumenti per consentire ai team aziendali di snellire il processo di creazione della risorsa e aggiornamento dei dati. Tutto ciò può avvenire tramite commenti oppure task che possono essere assegnate ai vari membri del team.

Nell'ottica di una migliore organizzazione delle risorse è da segnalare la possibilità di sincronizzare le risorse in modo che siano automaticamente aggiornatenei vari touchpoint dell'impresa.

Ulteriore funzione è data dall'intelligenza artificiale che consente di capire se la risorsa caricata è già presente all'interno del database evitando quindi di caricare risorse duplicate oppure con errori.

Questi sistemi inoltre sono integrabili, oltre che con i vari canali, anche con altri sistemi come i gestionali e PIM, contribuendo tramite un'unica piattaforma di avere la completa gestione delle risorse anche su altre piattaforme.

Per ulteriori approfondimenti ti invitiamo a leggere il nostro articolo su cos'è e come funziona un DAM (Digital Asset Management).

12 (+1) Vantaggi dei Digital Asset Management

Passiamo ora ad elencare tutti i vantaggi riguardanti i DAM, essi possono riferirsi a numerosi aspetti delle aziende e possono essere d'interesse a molti reparti aziendali: dal marketing, al sales ma anche ai reparti creativi ed IT.

1- Scalabilità e centralizzazione

I DAM sono strutture centralizzate per la gestione e l'archiviazione unificata dei file. Questo rende che tutte le risorse abbiano una qualità superiore grazie alla possibilità di arricchire i file con tutte le informazioni necessarie e assegnare task a chi si deve occupare dell'inserimento delle info.

Le risorse sono inoltre inserite e ordinate secondo un senso logico, con la possibilità di inserimento di metadati per facilitarne la ricerca, o tramite query oppure tramite filtri avanzati.

Le risorse, grazie al fatto di essere un sistema centralizzato, sono condivise in un ambiente cloud e sono immediatamente messe a disposizione anche agli altri utenti. Questo significa anche che in caso di aggiornamenti dei file, essi sono automaticamente visibili anche per gli altri utenti, che possono così usufruire in ogni momento di informazioni aggiornate e di elevata qualità.

Altro punto chiave è la scalabilità della piattaforma che risulta ideale per ogni tipo di impresa, dalla più piccola alla più grande indipendentemente dal numero di sedi.

Tutto ciò è logica conseguenza della possibilità di inserire all'interno dei DAM un numero potenzialmente infinito sia di file ma anche di utenti, consentendo loro l'accesso alle risorse da qualsiasi luogo essi si trovino.

2- Gestione ottimizzata delle risorse

Grazie ai DAM la gestione delle risorse è migliorata: possono infatti essere create cartelle in base alla volontà dei membri del team, in base ai tag inseriti manualmente oppure automaticamente grazie all'intelligenza artificiale.

Sempre nell'ottica di una migliore gestione delle risorse, i DAM sono dotati di tutte le funzionalità per chi deve approvare nuove risorse, crearne di nuove, modificarle e rimuoverle dai canali in cui sono pubblicate. Tutto questo direttamente tramite un'unica piattaforma.

Altra funzionalità dei Digital Asset Management riguarda la possibilità di eliminare il problema della duplicazione dei file tramite il controllo delle versioni. I DAM utilizzano l'intelligenza artificiale per scovare eventuali variazioni del file, dando la possibilità di scelta sulla versione da mantenere all'interno del DAM.

3- Semplifica la collaborazione tra team

Per la creazione della risorsa finale spesso vengono coinvolti numerosi team, ad esempio quello creativo o il team marketing. Molto spesso i loro membri lavorano da diverse parti del mondo, rendendo complicato avere una comunicazione che permetta loro di rimanere allineati, se non tramite numerose mail, che spesso però rischiano di creare ancor più confusione.

I DAM semplificano tutto ciò mettendo in condivisione immediata non solo i file aggiornati ma anche eventuali feedback lasciati dai membri dei vari team. Questo implica una maggiore velocità nella creazione della risorsa e una riduzione del time to market nel caso del lancio sul mercato di nuovi prodotti.

I DAM funzionano solo per i membri interni all'impresa? La risposta è no.

La condivisione delle risorse può essere estesa anche a membri esterni, ad esempio i fornitori, sempre tenendo conto che gli amministratori hanno la facoltà di assegnare ai membri del DAM autorizzazioni su quello che possono o non possono fare all'interno della piattaforma.

Il Digital Asset Management funge da unica fonte di verità ed è dotata della funzionalità per ripristinare versioni modificate o eliminate accidentalmente.

4- Automatizzazioni tramite workflow e AI

Con i DAM possono essere automatizzate numerose azioni tramite:

• Workflow: si possono creare workflow con le attività da eseguire utili alla pianificazione, progettazione e distribuzione delle risorse, con la possibilità di visualizzare in tempo reale lo stato di lavorazione.
  
  
• Intelligenza Artificiale: i Digital Asset Management sono dotati di intelligenza artificiale che può essere sfruttata per:
  • La compilazione automatica o suggerimenti dei metadati da inserire;
  • La ricerca di file simili che possono essere utili;
  • Controlli relativi alla versione del file per trovare eventuali file duplicati;
    

5- Gestione ottimizzata e personalizzata dei canali

Avere risorse ottimizzate per i vari canali in cui sono distribuite ha il grande vantaggio di creare una brand identity forte. Avere immagini sbagliate sul proprio sito web oppure su documenti pubblici infatti è fortemente deleterio per le imprese.

I DAM forniscono un sistema centralizzato di risorse con la possibilità di organizzarle o per canale nel quale verranno poi distribuite (ad esempio "risorse per presentazioni" oppure "risorse per campagne social") o in base allo stato di approvazione della risorsa.

In questo modo solamente le risorse coerenti con il canale di distribuzione e approvate dagli amministratori possono venire pubblicate dai vari reparti.

Ulteriore vantaggio da parte dei DAM in questo senso è data dalla funzionalità per la creazione di template utilizzabili dagli altri utenti.

Facciamo un esempio: consideriamo un particolare modello di design di un immagine con una scritta nel basso. In questi casi può essere dato il permesso ad alcuni membri di modificare la scritta e l'immagine senza che poi ne venga modificata la posizione.

Il vantaggio principale è di avere quella che viene definita come coerenza del brand, in tutti i touchpoint in cui l'impresa è presente.

6- Aumento della sicurezza dei file

Una modifica al file da parte di chi non è autorizzato, può avere riflessi negativi sul tasso di conversione delle campagne di marketing oppure può dare delle problematiche per quanto riguarda la customer experience da un touchpoint all'altro. Ancora peggio nel caso in cui questo file venga accidentalmente eliminato.

I Digital Asset Management consentono di aumentare la sicurezza relativa ai file che sono archiviati al suo interno sia tramite il sistema di autorizzazioni sugli accessi ai file, sia tramite un sistema di approvazione che consente ai membri del team di accedere esclusivamente a file aggiornati e approvati dai responsabili.

I DAM inoltre sono dotati di protocolli di sicurezza in modo da consentire l'accesso sicuro agli utenti alla piattaforma e allo stesso tempo garantire la sicurezza anche in fase di download, gestione, condivisione e distribuzione dei file nei vari canali in cui l'impresa è presente.

7- Allineamento dei team sugli aspetti legali

Quando si gestiscono file multimediali è bene considerare anche tutti gli aspetti legali che stanno alla base dell'utilizzo delle risorse.

Capita spesso infatti che i file siano sottoposti a rigide regolamentazioni riguardanti il loro uso, ad esempio all'interno di campagne di marketing, e i membri dei vari team non siano al corrente di tutti gli aspetti legali che riguardano le risorse.

Caso simile riguarda anche la pubblicazione di foto, video o documenti in canali che sono sottoposti a legislazione di altri stati, specialmente per quelli fuori dall'Unione Europea, che spesso presentano aspetti legali differenti da quelli italiani e comunitari per la tutela della proprietà intellettuale e dei marchi registrati.

I DAM prevengono questa tipologia di problematiche sia tramite:

• Impostazione della data di scadenza della licenza: una volta impostata la data di scadenza della licenza la risorsa viene rimossa dai file pubblicati;
  
  
• Processo di convalida della risorsa: attraverso il processo di convalida è possibile l'inserimento di alcuni step all'interno dei workflow che prevedano la partecipazione di chi è coinvolto negli aspetti legali, in modo da essere perfettamente allineati su questo aspetto;

8- Integrazione con applicazioni di terze parti

I DAM possono essere integrati, tramite data integration, per migliorare la customer experience e la loro efficienza, con:

• Applicazione di terze parti: queste piattaforme si integrano anche con applicazioni di terze parti per la realizzazione di file multimediali come Adobe InDesign, Photoshop, Illustrator o Canva;
  
  
• Altre piattaforme: l'integrazione dei DAM può avvenire anche con altre piattaforme come i CMS, ERP, o anche con piattaforme per la gestione centralizzata dei dati dei prodotti, come sono i PIM (Product Information Management).

La data integration tra le piattaforme e le applicazioni può avvenire in modo nativo oppure tramite API.

Il funzionamento dell'integrazione è bidirezionale, quindi ogni modifica fatta all'interno del Digital Asset Management sarà automaticamente aggiornata all'interno delle applicazioni e viceversa.

Tutto ciò risulta particolarmente utile sia in fase di creazione della risorsa, tramite ad esempio Photoshop con la possibilità di lavorare sui file del DAM salvandoli e aggiornandoli automaticamente, sia in fase di distribuzione della stessa all'interno di un sito ecommerce attraverso un PIM.

9- Informazioni aggiuntive sui file del DAM

I sistemi DAM forniscono inoltre, tutte le informazioni che possono essere contenute in un file multimediale. Se questo file infatti è coperto da licenza, è possibile accedere anche ad informazioni come: il legittimo proprietario, la data di scadenza della licenza o il costo della stessa.

Tutto ciò è utile in fase di pianificazione del budget da parte del CFO, in particolar modo sulla definizione dei costi di licenza, con la possibilità di conoscere il numero dei file che prevedono costi di licenze e l'importo delle stesse.

10- Dati statistici e calcolo del ROI

I DAM offrono anche la possibilità di avere sempre sottomano i dati statistici relativi alle risorse pubblicate compresi:

• numero di visualizzazioni;
• numero di download;
• numero di condivisioni della risorsa;

I Digital Asset Management offrono quindi tutto il necessario alle aziende per il calcolo del ROI, valutando così la redditività dell'ammontare dell'investimento.

11- Fidelizzazione del cliente

I Digital Asset Management non forniscono solamente vantaggi ai team aziendali ma sono altresì utili anche per aumentare il livello di customer experience del cliente finale. Chi si interfaccia con i touchpoint dell'impresa infatti necessita di avere risorse costantemente aggiornate, pertinenti rispetto al canale e di alta qualità.

I DAM contribuiscono a realizzare tutti questi punti aumentando l'engagement del cliente con il brand e la sua fidelizzazione.

12- Riduzione dell'effort per il reparto IT

I DAM sono inoltre piattaforme Saas, ciò significa che la gestione della parte software e l'archiviazione del dato avviene in cloud.

Questo tipo di soluzione offre numerosi vantaggi per quanto riguarda il reparto IT che non dovrà più occuparsi della manutenzione della piattaforma e dell'aggiornamento, con conseguenti risparmi sia in termini di costo, sia in termini di tempo.

Il team IT può così concentrarsi sulla manutenzione degli hardware e dei software locali perché per l'aggiornamento e la manutenzione dei DAM se ne occuperà il fornitore.

13 (riassuntivo)- Risparmio di tempo e di denaro

Questo vantaggio riassume tutte le funzionalità e tutti i vantaggi che abbiamo analizzato in precedenza dei DAM.

Proviamo ad analizzare tutti i punti precedenti in termini di tempo e denaro:

• 2- Gestione ottimizzata delle risorse: non si avranno duplicazioni e un miglioramento della ricerca dei file facendo risparmiare tempo su eventuali nuove creazioni dei file;
  
  
• 3- Semplifica la collaborazione tra team: si traduce in minor tempo impiegato per la comunicazione tra i team aziendali;
  
  
• 4- Automatizzazioni tramite workflow e AI: si traduce in un maggior risparmio sulle azioni routinarie che possono essere fatte automaticamente;
  
  
• 6- Aumento della sicurezza dei file: risparmio di tempo su azioni correttive legate a ripristino di file danneggiati, nuove creazioni di file eliminati e ripristino di ulteriori danni causati da terzi;
  
  
• 7- Allineamento dei team sugli aspetti legali: in questo caso il vantaggio più evidente è il risparmio dal punto di vista monetario su eventuali azioni legali mossi da terzi per il mancato rispetto delle clausole dei contratti di licenza;
  
  
• 8- Integrazioni con applicazioni di terze parti: l'integrazione con applicazioni o piattaforme si tramuta in un aggiornamento automatico dei file all'interno del DAM, facendo risparmiare tempo con aggiornamenti manuali;
  
  
• 9- Disponibilità di informazioni aggiuntive sui file: avere informazioni sempre disponibili, anche riguardo ad aspetti economici o legali relativi ai file aiuta a risparmiare tempo nelle loro ricerca;
  
  
• 11- Fidelizzazione del cliente: acquisire un cliente costerà sempre di più alle imprese che non mantenerne uno di fidelizzato. Ne abbiamo parlato in un nostro articolo sulla fidelizzazione del cliente;
  
  
• 12- Riduzione dell'effort nel reparto IT: il risparmio di tempo in questo caso è evidente grazie all'aggiornamento automatico della piattaforma da parte del fornitore

Avere un risparmio dal punto di vista del tempo impiegato molto spesso si traduce in una maggiore produttività e in un risparmio di risorse, che possono essere investite altrove.

Conclusioni

I DAM sono soluzioni ideali per gestire una grande quantità di risorse multimediali per imprese che vogliono essere presenti su numerosi touchpoint per entrare in contatto con gli utenti.

Essere presenti in quanti più touchpoint possibile è sempre più la chiave affinché un'impresa sopravviva. In un futuro, con lo sviluppo continuo del web, inoltre il numero dei touchpoint aumenterà e con essi anche lo sforzo da impiegare per la gestione delle risorse costringendo così le imprese a cercare soluzioni per mitigare questi effetti.

Ogni azienda che ricerca l'espansione del proprio business e vuole aumentare la propria presenza nel tentativo di acquisire nuovi potenziali clienti, è chiamata a considerare l'adozione di questo tipo di soluzioni.

Per ulteriori approfondimenti abbiamo scritto un articolo sulle differenze tra i PIM e i DAM.