Smartworking anche per i commerciali: vediamo come si fa

Secondo Eurostat sarebbero 8,4 milioni i lavoratori dipendenti italiani potenzialmente occupabili a distanza, ma le stime del 2018 sui numeri reali parlano di circa 350mila lavoratori, il 2% del totale, saliti l’anno dopo a 570mila, considerando tutte le forme di “lavoro agile”, secondo uno studio condotto dall’Osservatorio smartworking del Politecnico di Milano.

Una delle figure professionali che sembrerebbe esclusa dalla possibilità di fare smartworking è quella dei venditori e commerciali. Invece non è proprio così. Abbiamo sentito parlare un milione di volte di sistemi CRM, strumenti di video e chat conference e cloud computing. Alcuni di noi li utilizzano quotidianamente dalla postazione del proprio ufficio, senza sapere che tutte queste soluzioni sono pensate, principalmente, per facilitare il lavoro a distanza.

Cerchiamo di approfondire la conoscenza di queste soluzioni e come potrebbero risolvere, soprattutto in questo periodo di emergenza, la questione più importante: mantenere i ritmi di lavoro e sostenere l’economia nazionale lavorando in tutta sicurezza per sé stessi e il resto della popolazione.

Customer Relationship Manager (CRM)

Il CRM è uno strumento nato per gestire l’insieme delle relazioni di un’azienda per migliorare il rapporto con i clienti attuali e gestire meglio le interazioni con quelli potenziali. Il cuore di un sistema CRM è il database aziendale dove tutte le informazioni raccolte vengono archiviate ed elaborate. I CRM nel corso degli anni si sono evoluti. La loro utilità è stata estesa a tutte le relazioni dell’azienda; non solo clienti, ma anche tutti gli altri stakeholder di valore (fornitori, dipendenti, rivenditori, ecc.). La gestione delle relazioni fa, essa stessa, parte di una strategia aziendale che ottimizza le entrate e la redditività promuovendo la soddisfazione e fedeltà del cliente.

Il CRM, in poche parole, è da considerare una strategia volta alla costruzione e al consolidamento delle relazioni. È necessario intraprendere un percorso di cambiamento all’interno della propria azienda.

Ci sono strumenti molto utili che possono sostenere questo processo in azienda. Penso, ad esempio, al CRM di Hubspot. Un sistema versatile, intuitivo e performante che permette di gestire i contatti aziendali e di programmare diverse azioni nei loro confronti: newsletter, chiamate e deals. Tutto questo avviene in modo automatico, perché tutte le interazioni avvenute con i propri interlocutori sono registrate all’interno di Hubspot.

Capisci bene, quindi, che se la tua azienda ti mettesse a disposizione una piattaforma come Hubspot gestiresti i tuoi clienti più efficientemente, avresti moltissime informazioni che ti permetterebbero di condurre meglio le tue contrattazioni con i prospect e, in certe situazioni di emergenza, potresti farlo anche al di fuori dell’azienda stessa. Tutto quello che ti serve è avere una connessione e un telefono, tutto il resto lo trovi in Hubspot!

Se la tua azienda non ha un sistema CRM efficiente, c’è molto da fare, allora.

Video e chat conference

“Oggi alle 14 riunione reparto vendite”. “Ci vediamo su Slack”. Il tuo direttore commerciale non ti ha mai dato appuntamento su un’applicazione per video o chat conference? Credo che dovrai cominciare ad abituarti, perché potrebbe essere la nuova forma per fare riunioni e meeting aziendali.

L’Azienda per cui lavoro ha deciso che, per attenersi al Dpcm del 8 marzo 2020, tutti i dipendenti potranno lavorare da casa. Ci vedremo tutti, ogni mattina alle 9,30, in riunione su Slack per fare il punto della situazione e confrontarci sui progetti e compiti che ognuno deve svolgere.

Slack è un software di collaborazione aziendale utilizzato per inviare messaggi in modo istantaneo ai membri del team. Il servizio dà la possibilità di organizzare la comunicazione del team attraverso canali dedicati che possono essere accessibili a tutto il team o solo a specifici membri. Con un software come Slack il flusso delle informazioni all’interno dell’azienda va decisamente meglio. Per aggiungere le funzionalità di video conference è consigliata l’integrazione con Google Hangout: il sistema di videocall che ti permette di lanciare direttamente la chiamata da Slack cliccando su un unico tasto. E poi una chat tra dipendenti può anche essere uno strumento utile per fare teamwork condividendo notizie, link e video divertenti.

Il cloud computing

La tecnologia consente di usufruire, tramite server remoto, di risorse software e hardware. Si possono quindi avere a disposizione tutti i tipi di dati che servono in un determinato momento e consultarli da qualsiasi parte di questo mondo perché non sono salvati nella cartella “Documenti” del pc del collega. Anzi non servirà nemmeno più salvarli nei propri pc perché non sarà più di nessuna utilità e darà anche una certa libertà di azione perché per consultare certi file non si dovrà per forza andare in ufficio. Ma se proprio quel dato che serve è nel pc aziendale, si potrà recuperare da casa accedendovi da remoto.

Google ha organizzato tutte le proprie applicazioni professionali all’interno di un unico software: G-Suite. C’è da dire che le aziende che hanno adottato questa soluzione di Google sono davvero soddisfatte, anzi non saprebbero che fare se non fosse più possibile lavorarci. Perché tutto questo entusiasmo? Perché è un pacchetto di soluzioni che risolvono la quotidianità lavorativa.

In G-Suite c’è tutto quello che serve: Drive per creare e archiviare i documenti; Mail per scrivere e ricevere le comunicazioni con tutti i contatti, Calendar per segnare gli appuntamenti e le call, Hangout per le video conference e Sheets per creare fogli di lavoro su cui analizzare i dati aziendali.

E tutto questo come risolve la vita dei nostri colleghi commerciali? Beh la risolve alla grande. Proviamo ad immaginare insieme che l’azienda sfrutti la tecnologia di G-Suite. Il venditore di turno si troverà su Drive gli appunti degli incontri con i propri clienti o prospect, su Mail tutte le comunicazioni tenute con loro, su Calendar gli appuntamenti che dovrà fare e le call per fissarne di nuovi, con Hangout chiama e vede in faccia i propri interlocutori e su Sheets potrà monitorare le statistiche della propria attività. Non sembra un mondo perfetto? Il cloud computing è veloce e versatile, permette all’azienda di avere in poco tempo e quasi ovunque le informazioni necessarie, e aumenta persino la produttività.

Conclusioni

Il quadro europeo riferisce che l’11,6% dei lavoratori sono coinvolti in varie forme di lavoro a distanza. In testa alla classifica europea paesi del Nord come la Svezia (31%) e l’Olanda, Islanda e Lussemburgo (27%), Danimarca e Finlandia con il 25%. L’Italia è sicuramente in ritardo rispetto ad altre realtà europee, ma non mancano le potenzialità e le opportunità per adeguarci agli standard mondiali in termini di smartworking. Quello che le aziende italiane dovrebbero fare è investire nelle strutture hardware e software da mettere a disposizione dei propri dipendenti per poter migliorare la loro quotidianità sia che lavorino in ufficio che in qualsiasi altra parte del mondo o, semplicemente, in isolamento forzato.