Che cos'è G Suite: Gmail, Calendar, Drive e Docs per le aziende

Che cos'è G Suite? La risposta è facile: G Suite è semplicemente il Gmail, Documenti, Drive e Calendar per le aziende. Ovvero tutto gestito con il tuo dominio aziendale.

Tutto ciò che ti serve per lavorare al meglio in unico pacchetto che funziona alla perfezione su computer, telefono o tablet.

L'esperienza di ICT(DigitalThink) con G Suite

In ICT(DigitalThink) abbiamo deciso di passare il dominio della posta elettronica - e quindi tutti gli utenti - sulla suite di Google, fondamentalmente per il grosso vantaggio dell'integrazione piena e completa con HuBspot CRM: puoi utilizzare l'account di G Suite per loggarti, per inviare le email direttamente da HubSpot e per fissare, sempre dal CRM, gli appuntamenti, ritrovandoteli sul calendario di G Suite.

E c'è di più: se installi il modulo per Chrome HubSpot Sales, dalla posta di Gmail puoi decidere se loggare o tracciare l'email che invii direttamente con HubSpot CRM, oltre ad avere la possibilità di visualizzare una scheda utente "ridotta", che ti permette di lavorare sul contatto che ti ha inviato l'email, come se fossi dentro ad HubSpot.

Oltre ad una serie di cose veramente interessanti, tutte tese a ridurre il lavoro i inserimento dati nel CRM, automatizzando le operazioni con la routine day by day di un venditore (ad esempio: se utilizzi Google Calendar per invitare qualcuno ad un appuntamento e quell'email è presente nel CRM, ti trovi l'appuntamento/meeting loggato all'interno della scheda contatto in HubSpot).

Insomma, utilizzando HubSpot, il compendio di G Suite aziendale diventa un plus praticamente irrinunciabile.

Che cos'è G Suite

Ma siamo qui per parlare di G Suite e di cosa è.

I più intuitivi ci saranno già arrivati: sono tutti gli strumenti free di Gmail, portati all'interno dell'azienda per poterli utilizzare con gli account di posta con il dominio aziendale.

Andiamo a vederli, cercando di capire i vantaggi rispetto ad altre soluzioni più o meno blasonate e alle versioni gratuite (che comunque non ti permettono di lavorare con il tuo indirizzo aziendale).

Premessa: l'utilizzo di Google Chrome è altamente consigliato per portarsi a casa tutti i vantaggi del passaggio a G Suite

Gmail su G Suite è Email protetta, privata e senza pubblicità per la tua azienda

Gmail ti mantiene aggiornato con notifiche dei messaggi in tempo reale e archivia in modo protetto le email e i dati più importanti. Gli amministratori IT possono gestire centralmente gli account di tutta l'organizzazione e per tutti i dispositivi.

Con la versione di Gmail di G Suite utilizzi un indirizzo email personalizzato @nomeazienda: questo ti da la possibilità di utilizzare la fiducia dei clienti sul nome del dominio della tua azienda, assegnando a tutti gli utenti della tua azienda un indirizzo email professionale nel dominio, come susanna@nomeazienda e giovanni@nomeazienda. Puoi anche creare mailing list di gruppo, come vendite@nomeazienda.

Un utente può avere più indirizzi email creando alias email. Puoi aggiungere fino a 30 alias email per ciascun utente.

Puoi lavorare senza interruzioni offline e online, e puoi accedere alla tua email sempre e ovunque, su qualsiasi dispositivo. Non è necessaria una connessione Internet: puoi leggere e scrivere le bozze dei messaggi per poi inviarle non appena sarai di nuovo online.

Le conversazioni email si possono arricchire con chat e video: per quei momenti in cui hai bisogno di qualcosa di più di una semplice email, partecipa a una videochiamata di Hangouts Meet o chatta con un collega direttamente dalla casella di posta, utilizzando Chrome.

Gmail funziona perfettamente con client desktop come Microsoft Outlook, Apple Mail e Mozilla Thunderbird. Gli utenti di Outlook possono sincronizzare email, eventi e contatti da e verso G Suite. Ovvio, come detto prima, che l'uso di Chrome ne esalta le potenzialità.

La migrazione da Outlook e dai servizi legacy è molto semplice: puoi facilmente effettuare la migrazione dell'email da Outlook, Exchange o Lotus con strumenti personalizzati che aiutano a conservare i messaggi importanti. Il tool, nella sezione amministrazione, è alla portata anche degli utenti meno esperti.

Google offre la garanzia di disponibilità del servizio del 99,9%, 0% di inattività pianificata: puoi contare sui server estremamente affidabili di Google ed essere attivo sempre, 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana, 365 giorni l'anno. Backup automatici, protezione anti-spam e misure di sicurezza leader nel settore mantengono protetti i tuoi dati aziendali.

Le funzioni a pagamento di Gmail includono: email personalizzata (@azienda.com), indirizzi email di gruppo illimitati, garanzia di disponibilità del servizio del 99,9%, il doppio dello spazio di archiviazione rispetto a Gmail per uso personale, zero annunci pubblicitari, supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, G Suite Sync for Microsoft Outlook e altro ancora.

Google Calendar: calendari online integrati, progettati per i team

Puoi decisamente dedicare meno tempo alla pianificazione e più tempo alle tue attività con i calendari condivisibili che si integrano facilmente con Gmail, Drive, Contatti, Sites e Hangouts: ci sono degli strumenti che davvero ti permettono di farlo!

Ad esempio, la pianificazione intelligente delle riunioni: puoi pianificare velocemente gli eventi controllando la disponibilità dei colleghi o sovrapponendo i loro calendari in un'unica visualizzazione. Puoi condividere i calendari in modo che le persone possano vedere tutti i dettagli dell'evento o solo se sei disponibile.

La visualizzazione e la modifica degli eventi la puoi fare da qualsiasi dispositivo, da telefono a tablet: esistono le app ottimizzate per i dispositivi mobili o sincronizzati con il calendario incorporato nel telefono.

Per impostazione predefinita Google Calendar visualizza un promemoria popup dieci minuti prima di un evento. Puoi modificare gli intervalli temporali dei promemoria nelle impostazioni di Calendar.

Se hai bisogno di condividere pubblicamente dei calendari, li puoi pubblicare sul Web: condividi eventi speciali con i clienti o fai sapere quando sei disponibile pubblicando il calendario in pochi semplici passaggi.

Come per la posta, si può facilmente far migrare il calendario aziendale da Exchange, Outlook o iCal oppure direttamente dai file .ics e .csv.

Una funzione da sballo è la verifica della disponibilità delle sale riunioni e delle risorse condivise: sfoglia e prenota le sale riunioni con informazioni dettagliate su capienza e attrezzature. È facile configurare sale o risorse condivise e aggiungerle agli eventi.

Puoi creare un calendario di gruppo a cui possono accedere tutti i membri della tua organizzazione oppure solo un sottoinsieme di utenti. Ad esempio, potresti creare un calendario di gruppo per eventi come le ferie del team e le riunioni di routine.

-> Leggi anche: 20 trucchi per Google Calendar
> Leggi anche: Come funziona Google Calendar

Hangouts Meet, videoconferenze per la tua azienda

Puoi collegarti al tuo team ovunque ti trovi. Grazie alle videochiamate, a cui puoi partecipare senza alcuna difficoltà, puoi incontrare i tuoi interlocutori di persona senza costi di trasferta.

Meet elimina tutti gli inconvenienti che possono insorgere durante una videochiamata di lavoro. Devi solo configurare la riunione e condividere un link, senza preoccuparti che i tuoi colleghi o clienti abbiano l'account o i plug-in giusti. Grazie a un'interfaccia semplice e veloce e alla gestione efficiente dei partecipanti, anche una videochiamata con tante persone diventa un gioco da ragazzi.

Meet è completamente integrato con G Suite, quindi puoi partecipare alle riunioni direttamente da un evento o da un invito via email di Calendar. Collegati da un computer, da un telefono o dalla sala conferenze: troverai tutti i dettagli importanti dell'evento esattamente dove ti servono.

Grazie alle app iOS e Android progettate appositamente per Meet, puoi visualizzare le riunioni del giorno con le relative informazioni importanti direttamente da Calendar, per poi partecipare con un solo tocco. Nella versione Enterprise di G Suite, a ciascuna riunione è associato un numero di telefono da chiamare per partecipare. In questo modo, tutti gli invitati possono accedere senza alcuna difficoltà, anche se si trovano in viaggio senza Wi-Fi o connessione dati.

Un numero di telefono per ogni riunione: nella versione Enterprise di G Suite, ciascuna riunione include automaticamente le informazioni specifiche per accedere tramite chiamata telefonica. Gli invitati possono chiamare rapidamente con due semplici tocchi sullo smartphone.

Le informazioni di Google Calendar, disponibili direttamente all'interno della riunione, ti permettono di essere sempre al corrente dell'agenda e dei dettagli.

Gli utenti esterni possono partecipare a una chiamata e puoi condividere lo stesso link con tutti i partecipanti alla riunione, così è più facile invitare alla chiamata chiunque desideri.

Tutti i contenuti degli stream audio e video di Meet sono criptati. Gli utenti possono partecipare in modo sicuro anche quando sono fuori sede.

Una nota sui Meet con numero di telefono. Occorre un servizio di terze parti per accedere con il numero di telefono? No. Nella versione Enterprise di G Suite hai la possibilità di includere un numero di telefono e un PIN per ciascuna riunione, senza dover configurare altre impostazioni. Per maggiori dettagli, consulta la documentazione relativa all'accesso tramite chiamata.

Drive: archivia, condividi e accedi ai tuoi file in un'unica posizione sicura

Drive è uno strumento eccezionale, che ti può far sostituire il disco aziendale/server che porta con sè il lavoro di un responsabile IT e, spesso, manutenzioni e aggiornamenti costanti.

Su Google Drive puoi salvare qualsiasi tipo di file e accedere ovunque e in qualsiasi momento da computer desktop o da dispositivo mobile. Puoi mantenere il controllo sulle modalità di condivisione in vari modi.

Le versioni Business, Enterprise e Team di G Suite offrono uno spazio di archiviazione illimitato, così avrai sempre spazio per i tuoi file. L'amministrazione centralizzata, la prevenzione della perdita di dati e Vault per Drive facilitano la gestione degli utenti e la condivisione dei file, oltre a soddisfare i requisiti di conformità dei dati.

Con il machine learning di Google, Drive prevederà ciò che ti occorrerà ancor prima che tu ne abbia bisogno. La funzionalità Accesso rapido di Drive utilizza le informazioni della ricerca in linguaggio naturale e il riconoscimento ottico dei caratteri per far emergere gli elementi più importanti e farti risparmiare tempo nella ricerca.

Puoi organizzare i file del team in uno spazio condiviso: utilizzando i Drive del team puoi archiviare il lavoro del tuo team in spazi condivisi sicuri e facili da gestire. La proprietà di tutti i file aggiunti ai Drive è assegnata collettivamente all'intero team, così tutti i suoi membri sono sempre al passo con gli aggiornamenti.

Drive File Stream ti consente di accedere ai file direttamente dal tuo computer, senza occupare spazio su disco. Non sprecare tempo aspettando che i file si sincronizzino e concentrati sul tuo lavoro.

Puoi anche estendere la potenza di Drive con le app di terze parti, incluso DocuSign per le firme elettroniche, CloudLock per ulteriori livelli di sicurezza e LucidCharts per i prototipi.

I plug-in per Microsoft Office e Outlook agevolano al massimo l'integrazione di Drive nel flusso di lavoro. In Drive puoi anche aprire oltre 40 tipi di file diversi, tra cui PDF e MPEG4, e lavorare direttamente su file Microsoft Word.

Mantieni privati i file fino a quando non decidi di condividerli: per evitare più versioni o unioni di file, concedi ad altri utenti le autorizzazioni di download, modifica, commento o visualizzazione. Puoi anche assegnare una data di scadenza ai file condivisi.

Puoi spostare i tuoi file dalla soluzione di archiviazione in uso a Drive utilizzando gli strumenti e i servizi di G Suite, il tutto in pochi e semplici passaggi.

Con G Suite Basic sono disponibili 30 GB di spazio di archiviazione per utente, condivisi fra Drive e Gmail. Con G Suite Business, Enterprise e Team lo spazio di archiviazione è illimitato (per gli account con meno di 5 utenti è disponibile 1 TB per utente). Puoi caricare qualsiasi tipo di file su Drive e convertire tipi di file specifici in formato Documenti, Fogli o Presentazioni Google.

Con la versione a pagamento di Drive avrai a disposizione uno spazio di archiviazione pari al doppio di quello disponibile in Drive e Gmail per uso personale, assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, controlli di condivisione e funzioni di reporting avanzate. Potrai inoltre eseguire l'upgrade a uno spazio di archiviazione illimitato (gli account con meno di cinque utenti avranno a disposizione 1 TB per utente).

Documenti: elaborazione di testi per i team

Con Google Documenti, la versione made in Google di Word, puoi creare e modificare documenti di testo direttamente nel browser, senza bisogno di un software dedicato: più persone possono lavorare contemporaneamente e tutte le modifiche vengono salvate in modo automatico; una grande comodità è la possibilità di lavorare in tempo reale su un unico documento con i membri del tuo team o con persone esterne all'azienda.

Le modifiche appariranno in tempo reale mentre gli altri le digitano, e potrai discuterne tramite la chat integrata.

E' possibile importare i documenti per renderli modificabili istantaneamente, inclusi i file di Microsoft® Word e i PDF. Esporta il tuo lavoro nei formati .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.

Tutte le modifiche ti verranno segnalate, e all'occorrenza potrai annullarle sul posto. Le versioni precedenti sono conservate a tempo indefinito e non influiscono sullo spazio di archiviazione disponibile.

Sei tu a decidere chi ha accesso ai documenti e alle cartelle. Concedi a singoli utenti o a gruppi l'autorizzazione per modificare, visualizzare o semplicemente aggiungere commenti.

Puoi modificare le impostazioni dei singoli documenti Google per consentire alle persone desiderate di accedervi per visualizzarli, modificarli o inserirvi commenti, e convertire molti tipi di file diversi nel formato Documenti Google. Il file originale rimarrà intatto.

Fogli: collabora all'analisi dei dati con i fogli di lavoro intelligenti

La versione foglio elettronico alla Excel di Google si è evoluta nel tempo, presentando un software all'altezza, capace di far fronte alle esigenze anche delle aziende più esigenti.

Anche qui è possibile lavorare direttamente insieme agli altri membri del team sullo stesso foglio di lavoro, contemporaneamente. Avrai la possibilità di eseguire calcoli con formule di qualsiasi tipo, dalle più semplici alle più complesse. Tutte le modifiche verranno salvate automaticamente mentre digiti.

I dati saranno visualizzabili, e modificabili, con grafici, tabelle pivot e filtri di dati personalizzati. Fai clic sul pulsante Esplora per visualizzare automaticamente tendenze e pattern dei dati del foglio di lavoro.

Potrai concedere autorizzazioni per modificare i fogli di lavoro a chi riterrai più opportuno, limitando alla sola visione o addirittura negando l'accesso gli estranei al progetto. A questo proposito, puoi importare qualsiasi foglio di lavoro precedentemente iniziato in altri formati, come per esempio Excel.

Questionari e sondaggi verranno automaticamente caricati nei Fogli Google, dove potrai esaminarli ed analizzarli in un secondo luogo; potrai anche utilizzare strumenti creati da terze parti per aggiungere una formattazione più complessa, oppure creare nuovi componenti personalizzati.

Fogli Google supporta le formule per le celle normalmente disponibili nella maggior parte dei pacchetti di fogli di lavoro per desktop. Le formule possono essere utilizzate per creare funzioni che elaborano i dati e calcolano stringhe e numeri.

Presentazioni fantastiche create in collaborazione

Avete presente Powerpoint della Microsoft? Perché non scendere a compromessi con qualche funzione ma aumentare le capacità di lavorare in squadra per realizzare presentazioni del team, presentarle da qualsiasi computer, aumentare le potenzialità con i componenti aggiuntivi dello store e portarle sempre con te ovunque, su tutti i dispositivi?

Più persone possono lavorare contemporaneamente su presentazioni professionali, così tutti hanno sempre l'ultima versione: commenti, modifiche e chat saranno in tempo reale, facilitando e rendendo più fluido il lavoro.

Per le diapositive sono disponibili modelli personalizzabili: a te la scelta se iniziare da zero o mirare a un modello praticamente nuovo. Potrai aggiungere grafici, animazioni, testi e immagini, e modificare il tutto a tuo piacimento; sarà possibile anche convertire altri tipi di file in Presentazioni.

Il co-editing consente a più persone di lavorare contemporaneamente sulla stessa diapositiva. Le impostazioni di condivisione ti permettono di determinare chi può visualizzare e modificare una diapositiva e puoi utilizzare la cronologia delle revisioni per ripristinare le versioni precedenti. Disponibile anche in Documenti e Fogli Google.

Google Hangout Chat

L'ultimo arrivo di G Suite è la liberazione delle email tra colleghi di lavoro: la chat aziendale "alla Slack" compresa nel prezzo base di G Suite (e che quindi ti porterà, piano pino ad abbandonare altri sistemi di messaggistica interni all'azienda, avendo un unico tool tutto integrato, con relativi vantaggi).

Con Chat puoi creare i canali di comunicazione aziende per team, per argomenti o per gruppi di lavoro. Oltre a questi ci sono le chat dirette tra colleghi... uno strumento fresco e con una user experience portata a livello elementare, in grado di coinvolgere e farsi utilizzare da tutti - e su tutti i dispositivi, grazie alle app dedicate.

Altri vantaggi di G Suite per la tua azienda

G Suite fornisce assistenza con operatore 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, tramite chiamata o email. Puoi anche trovare in un attimo le risposte che ti servono nell'apposito Centro assistenza.

I controlli di amministrazione sono molto avanzati: hai la possibilità di aggiungere e rimuovere utenti, configurare gruppi e impostare opzioni di sicurezza come la verifica in due passaggi e il Single Sign-On, tutto da una sola Console di amministrazione centralizzata.

Proteggere i dati della tua azienda con la gestione dei dispositivi diventerà semplice, poiché ti consentirà di individuare i dispositivi, richiedere password e, se necessario, cancellare i dati.

Leggi di più sul post "10 motivi per scegliere G Suite per la tua azienda"