Perché migrare da Microsoft Dynamics CRM ad HubSpot CRM e come farlo

Bianco o nero, Coca Cola o Pepsi, Star Wars o Star Trek, Marvel O DC comics: le nostre vite sono piene di scelte differenti. Nella maggior parte dei casi è una presa di posizione o un gusto e non influenza minimamente la nostra routine quotidiana. Ma un discorso differente avviene per il software, sopratutto quello che utilizzi per lavorare, per la tua azienda e per far crescere il tuo business.

Il CRM è il perno dell'attività commerciale (e oggi anche di marketing) delle aziende, identifica e supporta le prestazioni del team di vendita, aiuta nello segmento del cliente e riesce a misurare il successo dell'azienda.

Oggi come non mai l'adozione di un CRM significa anche adottare un modo di lavorare, nello specifico, di aiutare i commerciali nel loro lavoro ed allineare l'azienda ne supportarlo, compreso il marketing e la comunicazione a cui viene demandato il compiuto di creare nuovi lead e di qualificarli.
Nell'epoca del fallimento delle telefonate a freddo, delle email che finisco in spam e del fastidio crescente per questo marketing dell'interruzione, la risposta è arrivata con l'Inbound Markerting: metti al servizio dei tuoi prospect il tuo knowhow e attirali verso di te, convertili in contatti del tuo CRM, inizia segmentarli monitorando le loro azioni e qualificali commercialmente per chiudere prima e meglio.

A) IL CRM al servizio della rete vendita

Il CRM diventa uno strumento che deve essere in grado di accogliere e coordinare questa attività, senza essere un peso per i venditori.
Grazie alla forza commerciale di Microsoft, molte aziende si sono dotate negli anni passati di Microsoft Dynamics CRM, un CRM statico di vecchia concezione dove l'attività più importante è l'inserimento e non la vendita.
Gli utilizzatori del CRM, su progetti come quelli che sono trascinati da CRM come Microsoft Dynamics, sono i primi a boicottare il progetto CRM perché lo vivono come un peso, come qualcosa di imposto, poco utile, votato al controllo e non all'aiuto. La grande differenza tra questi sistemi e HubSpot CRM, è che sono nati e sono stati sviluppati come piattaforme passive, nelle quali annotare e far entrare, non come strumento ATTIVO al servizio della vendita.
E qui sorge ora il desiderio del direttore commerciale di capire perché quella volta il Resposabile IT abbia optato per una soluzione così completa (Pesante? Complessa?) e non per soluzioni più smart e veloci come HubSpot CRM.

B) Principali differenze tra Microsoft Dynamics e HubSpot CRM

Microsoft Dynamics

con le grandi aziende promette di funzionare bene, salvo poi essere spesso osteggiato dai venditori che lo vivono come imposizione e controllo. Ma forse, proprio per questo, essendo una soluzione più "rigida" nelle caratteristiche di personalizzazione, funziona bene quando ci sono migliaia di persone che devono seguire le stesse fasi e processi. Sicuramente invece i sistemi di reportistica di Microsoft Dynamics possono fornire ottime informazioni, motivo per cui molti manager si innamorano di Microsoft Dynamics.

HubSpot CRM

per le piccole e le medie aziende, fino a qualche centinaio di utilizzatori, è una soluzione perfetta, che si implementa e si adatta alle esigenze in modo duttile. La forza di HubSpot CRM è che è presenta un set di strumenti aggiuntivi in grado di potenziare i processi di crescita aziendali, consentendo di risparmiare tempo, denaro e agevolando i venditori nel loro lavoro quotidiano. La vista intuitiva della scheda contatto presenta una timeline di tutte le interazioni di questo con l'azienda: email, telefonate, appuntamenti, task, note... ma anche la navigazione sul sito aziendale, cos'ha a scaricato, le informazioni con le email aperte (grazie all'integrazione con la parte marketing).

Se vuoi approfondire: "5 ragioni per cui HubSpot CRM è il miglior CRM per la tua azienda".

Se siete convinti che HubSpot CRM - a differenza di Microsoft Dynamics CRM, possa essere la soluzione adatta per far crescere il vostro business, ecco in pochi semplici passaggi, come importare i dati in HubSpot CRM.

C) Come migrare da Microsoft Dynamics CRM ad HubSpot CRM

1. Chiediti se Microsoft Dynamics CRM è il CRM per la tua azienda

Stai pensando che Microsoft Dynamics CRM non sia il CRM funzionale alla crescita della tua azienda e noti che non in azienda non tutti condividono il tuo entusiasmo per la scelta fatta? Già se stai leggendo questo articolo sei un passo avanti rispetto ad altri: probabilmente, quando hai adottato il tuo CRM, HubSpot CRM non era ancora così conosciuto o ti era scappato in fase di software selection. Ma oggi qualche domanda te la puoi fare.

• Quanto è facile da usare?
• I nuovi utenti del mio team lo imparano velocemente?
• Sta davvero aiutando il mio team a chiudere prima e meglio?
• Quanto tempo il mio team impiega per inserire informazioni e quante informazioni riesce invece a dare al mio team per supportarlo nell'attività quotidiana?
• Quanto facilmente si può implementare con tutte le soluzioni di marketing e sales oggi presenti sul mercato?
• Ho bisogno di tutte queste campane e fischietti che fanno rumore tra le funzioni del mio CRM, anche se non le uso (ma le pago!)?
• Quali sono gli obiettivi del mio business? Il CRM che ho adottato o voglio adottare mi aiuta a raggiungere gli obiettivi di business?
• Come posso usare il CRM per aiutare la rete vendita a raggiungere gli obiettivi di fatturato?
• Come faccio a farmi aiutare dal team marketing e come posso io aiutarlo per farmi portare a casa contatti giusti da lavorare con questo CRM?
• Quanto sicuri sono i dati?
• Quali funzionalità ci sono per mantenere le informazioni riservate e protette?

HubSpot CRM è semplice da usare, non richiede particolari personalizzazioni ed è gratuito. Questo lo rende perfetto per una rapida occhiata nella tua software selection (vedi l'articolo del blog: "Attivazione di HubSpot CRM, la miglior software selection").

2. Prepara i dati

Prima di passare da un sistema all'altro dovresti verificare l'integrità del dati. Dovresti capire che dati vuoi importare, quali hanno importanza e quali non ne hanno. Come diceva Einstein "Non tutto ciò che si può misurare vale la pena davvero di essere misurato".

Attenzione: HubSpot CRM utilizza l'email come id univoco, quindi non puoi importare più contatti con la stessa email.
Quando poi aggiungi i tuoi contatti su HubSpot CRM, verranno duplicati per indirizzo email. Stessa cosa per le aziende, dove invece fa fede il nome del dominio.
Nessuna duplicazione per Deal o Task.

3. Scegliere il sistema con cui migrare

Importare il file CSV: importare un file CSV esportato da Microsoft Dynamics CRM è la strada meno faticosa e meno tecnica. Si esportano i dati da Microsoft Dynamics CRM e si importano tramite file CSV all'interno di HubSpot CRM. Nel momento dell'importazione HubSpot chiede come mappare i campi (quindi vedi il passaggio 4). Nel fare questa operazione, relativamente semplice e ala portata di tutti, si perderanno però alcuni dati, come le associazioni tra oggetti che dovrebbero essere eseguite manualmente. Tieni anche in mente che non è possibile importare attività ed impegni (cioè le note, telefonate, email) tramite il file CSV.
Vedi la guida di HubSpot per questo tipo di importazione da file CSV.

Connessione con le API: questo è il percorso più tecnico e richiede risorse di sviluppo non fornite da HubSpot. Tramite le Api con cui è possibile importare i dati su tutti gli oggetti, mantenendo le associazioni tra gli oggetti.

Di fatto è la soluzione che proponiamo in ICT Sviluppo: creazione di un connettore ad hoc per sincronizzare i dati tra Microsoft Dynamics CRM e HubSpot CRM. In questo modo non si perdono le relazioni e, in più, in una fase di passaggio il dato viene mantenuto aggiornato sui due sistemi, per dare tempo a tutto il team di passare al nuovo sistema.
HubSpot ha creato un vero e proprio sub-site dedicato alla documentazione tecnica sulle sue API: api.hubspot.com

4. Mappare i campi

Per portare le informazioni da Microsoft Dynamics CRM ad HubSpot CRM, una volta che hai stabilito le informazioni che vuoi importare, aver preparato i dati per l'importazione, scelto il sistema con cui migrare le informazioni, non resta che scegliere da quali proprietà degli oggetti di Dynamics a quali proprietà degli oggetti in HubSpot vogliono passare i dati.
Ovvero, dobbiamo trovare le corrispondenze.
Per esempio le proprietà Nome, Cognome, email, telefono, cellulare... saranno presenti di default su tutti i due i sistemi: si tratta quindi di dare istruzioni, in fase di importazione, da quale importare e su quale scrivere.
Ma potrebbero esserci anche dei campi, in Microsoft Dynamics CRM non presenti su HubSpot CRM.
In questo caso bisogna, prima di mappare le proprietà, crearle, per avere tutte le giuste corrispondenze.

5. La fase di test

Ora, so che una volta acceso un sistema sarebbe meraviglioso funzionasse tutto al primo colpo. Ma non è così, ahimè, nella maggior parte dei casi.
Non dipende dall'abilità di chi esegue l'operazione, ma, nell'informatica, quando qualcosa può andar storto... lo farà. Quindi, provate su delle piccole porzioni di database, fate dei test per le prime importazioni e verificate che il connettore - se avete scelto la soluzione più completa e sicuramente, quella della sincronizzazione tramite API - sia perfettamente allineato, con le regole corrette di funzionamento (ad esempio, nel caso di incongruenze, quale dei due sistemi comanda e come se ne tiene traccia) e armonico con i vostri obiettivi.

E poi... buon divertimento!

Conclusione

Non è per fare pubblicità forzata ai nostri servizi, ma cerco di parlare in modo franco ed onesto: se state utilizzando Microsoft Dynamics CRM nella vostra quotidianità aziendale ed avete capito che HubSpot CRM potrebbe davvero darvi una mano a far crescere il vostro business, dovete mettere in conto un costo/impegno che la vostra organizzazione dovrà sostenere per fare il passaggio. Per evitare al minimo i disagi, utilizzare il servizio esterno di chi è già pratico con questi passaggi, non può che agevolare e rendere più semplice il passaggio da un sistema all'altro, quindi non esitate a contattarci (anche per una chiacchierata informale: non parte una fattura sulla telefonata).

Quanto alla mia opinione sul passaggio da Microsoft Dynamics CRM ad HubSpot? Microsoft Dynamics rientra nella categoria che definisco - bonariamente, per carità - "megacierremmoni". L'utilizzo di questo grandi e grossi tool, toglie energia al reparto commerciale perché distoglie dal processo di vendita per portare le persone sulla gestione dello strumento. Con HubSpot CRM, invece, i commerciali NON si rendono conto di usare un CRM e sono CONTENTI di avere uno strumento che OTTIMIZZA il loro processo di vendita, alleggerisce la gestione amministrativa degli inserimenti e, soprattutto, fornisce informazioni fondamentali per essere più efficaci nel chiudere trattative commerciali.
Insomma, passaggi per migrare, sono chiari, anche se, ovviamente può essere dispendioso in termini di tempo o risorse: ma pensa al vantaggio che ne consegue, poi, su tutta la rete vendita (e sul marketing!).