Come impostare una telefonata di vendita per ottenere un appuntamento

Quante volte dopo innumerevoli telefonate andate a vuoto, finalmente qualcuno risponde ma solo dopo 10 secondi la conversazione è già finita perché il possibile cliente ti liquida con un “non ho tempo”, “mandami le informazioni via email”, “non mi interessa” ?!

Come sanno bene i commerciali, per cercare di vendere qualcosa a qualcuno, devi prima riuscire ad ottenere un appuntamento con lui. Ed è più facile a dirsi che a farsi.

Ecco alcuni consigli per chiudere una chiamata esplorativa con un appuntamento in tasca.

Quali sono gli step per ottenere un appuntamento da una chiamata esplorativa?

Durante la gestione di una telefonata per ottenere un appuntamento con un prospect, possiamo individuare generalmente 3 passaggi cruciali ai quali prepararsi in modo appropriato per trasformare un’eventuale risposta negativa in un successo.

1. Vinci la sua ritrosia e guadagnati un pò della sua fiducia

Nel momento in cui un possibile cliente risponde al telefono, conosci già di sicuro una cosa: stava facendo altro nel momento in cui lo hai chiamato!
In questa situazione, si è visto che il cliente che vede riconosciuto il fatto che lo stai interrompendo dalla sua attività, a sua volta, riconosce la tua attenzione nei suoi confronti e quindi ti attribuisce un pò di attendibilità (quasi come in un gioco di specchi).
Tenendo questo bene in mente, il commerciale dovrà quindi presentarsi, presentare l’azienda di cui fa parte e appunto… con una frase riconoscere che il suo interlocutore è stato interrotto nella sua attività del momento.

Già questo abbassa le difese dell’interlocutore e nel momento in cui, poi, il commerciale dice apertamente chi è e da dove chiama, l’attenzione del chiamato si concentra su chi sei e non più sul fatto che lo hai disturbato.

2. Spiega chiaramente perché stai chiamando

Al di là del fatto che si dovrebbe scegliere il modo migliore per contattare un nuovo possibile cliente, sostanzialmente i commerciali chiamano per avere un appuntamento di vendita; questo è lo scopo della chiamata, ma sorprendentemente molti tergiversano sull’obiettivo reale.
Dire apertamente ad un prospect che è stato chiamato per avere 20/30 minuti della sua attenzione per discutere con lui di come, per esempio, ridurre i costi di gestione della fatturazione del 30% o aumentare l’efficienza, è il modo migliore per veicolare limpidità e chiarezza nei suoi confronti, quindi dimostrarsi credibili. Ovviamente si dovrà anche palesare il vantaggio che ne ricaverà dal concederti un appuntamento.

Sembrano dettagli ma fate attenzione anche sul range di minuti per cui chiedete l’appuntamento: 20/30 minuti è stato scelto per dare l’idea che sia una proposta seria ma che non faccia perdere troppo tempo se non in linea con le aspettative del cliente. Il range di tempo sarà poi diverso da azienda ad azienda, secondo il business. Diversamente, chiedere un appuntamento di 5/10 minuti, potrebbe invece dare l’idea che stai “vendendo” qualcosa di poco importante, quindi il possibile cliente non ti darà credito e lo percepirà come una perdita di tempo.

3. Termina la conversazione con una domanda specifica

Il consiglio è di essere sempre limpidi quindi se il tuo obiettivo è ottenere un appuntamento, chiudi sempre la tua telefonata esplorativa con una domanda specifica: “ Potrebbe andare bene sentirci con calma martedì alle 10.00 oppure preferisce mercoledì alle 13.00?”. E comunque mai finire con una domanda aperta ("Quando possiamo risentirci?") oppure con una domanda la cui risposta possa essere o "si" o "no" ("potrebbe essere interessato?").

Per chi obiettasse che il cliente potrebbe comunque voler chiudere la conversazione in modo frettoloso e farsi spiegare lì al momento il contenuto dell’appuntamento, generalmente si consiglia di riportare il dialogo alla fase iniziale per sottolineare come ci sia bisogno di un tempo dedicato. E se ancora il cliente perdura nella sua idea … si opta per l’invio di materiale informativo ma inserendo anche un esplicito invito a prenotare un appuntamento sul calendario del commerciale.


Possono sembrare passaggi quasi scontati, ma quanti commerciali li mettono in atto? E comunque non sono banali perché incidono sulla psicologia del possibile cliente spostando l’asticella della sua disponibilità dalla tua parte o lontana da te. Provate a metterli in pratica e vedrete incrementare la percentuale dei prospect che accetteranno di darti un appuntamento.

Il successo nei dettagli

Ci sono altri particolari a cui un bravo commerciale deve fare attenzione durante la telefonata esplorativa:

• Comprendere il livello di interesse del tuo interlocutore:
  riconoscere se il prospect è interessato o meno a ciò che stai proponendo permette di spostare allo step successivo la comunicazione o invece soffermarsi maggiormente sulle fasi iniziali.
• Dare valore all’appuntamento e comunicarlo bene al possibile cliente:
  tralascia un momento il tuo obiettivo di vendita e concentrati sul comunicare al prospect il valore che avrà se concorda quell’appuntamento, cosa guadagnerà accettando l’appuntamento con te, o la riunione o la telefonata.

Se invece utilizzi l'email per concordare un appuntamento con il tuo possibile cliente, assicurati di:

• non esordire mai chiedendo subito un appuntamento (è maleducato di persona e al telefono, lo sarebbe anche via email) ma avvicinati in modo più soft magari facendo riferimento ad un evento che, sai, avrà luogo vicino al cliente. In pratica, personalizza il tuo approccio, anche via email!
  Ricorda che prima di iniziare qualsiasi dialogo con un possibile cliente, lo dovrai “studiare”, capire quali siano i suoi interessi di business etc. in modo da approcciarti in modo confidenziale ma professionale. Trova quindi il modo per costruire un rapporto umano con il tuo interlocutore, prima ancora che di business.
• sii breve e conciso; non far perdere tempo con una email lunga inserendo contenuti che non interessano o che puoi rimandare in un secondo momento;
  concentrati piuttosto sulle esigenze del possibile cliente e sul valore che potrà ottenere dall'accettare il tuo appuntamento.
  Anche in questo caso, come per le telefonate, invitalo a concederti un pò di tempo per parlare insieme di come poter per esempio incrementare il fatturato della sua azienda, oppure di come poter incrementare gli obiettivi aziendali nel prossimo trimestre etc. e invitalo sempre a fissare un appuntamento inserendo un link diretto al tuo calendario.

Se imparerai ad applicare questi suggerimenti, informandoti prima sul tuo interlocutore in modo da creare un rapporto “personale” con lui, conquistare il suo interesse, un pò di attenzione e magari una piccola dose di fiducia, stai sicuro che avrai molte più chance di fissare un appuntamento e raggiungere tu il tuo obiettivo di vendita!