12 ragioni per passare da Gmail gratis a G Suite per la tua azienda

C'è un sacco di gente che utilizza l'account di Gmail gratuito, personale, magari con il nome dell'azienda all'interno, per gestire parte delle attività lavorativa (come il Calendario per invitare le persone ai meeting, o il Drive per condividere i file con i proprio contatti). Se siete tra questi gli indirizzi, costi e dei vostri colleghi, potrebbero essere cose stile:

ict-supporto@gmail.com
giovanni.ict@gmail.com
ictsviluppo@gmail.com

Potrebbe anche essere che alcuni dipendenti, per far fronte alla mancanza di uno strumento di posta adeguato, si mettano ad utilizzare altri servizi come. Per esempio Yahoo o altri servizi gratuiti.

Ma se vuoi far crescere il tuo business devi anche pensare di dare un aspetto più professionale alle email che mandi dalla tua azienda, per invitare le persone ad un appuntamento o per condividere con loro un file non puoi utilizzare un indirizzo @gmail.com o @yahoo.it. Devi avere anche questi indirizzi di posta sotto la copertura del dominio aziendale, per farla apparire così:

supporto@ictsviluppo.it
giovanni@ictsviluppo.it
info@ictsviluppo.it

Secondo una ricerca di GoDaddy, le persone sono più propense a fare affari con qualcuno che manda email con dominio associato all'azienda che non con persone che sembrano scappate di casa.

Sapete che è possibile avere gli indirizzi di posta con il nome del proprio dominio aziendale, preservando tutte l funzionalità di Google?

Il servizio si chiama G Suite (leggi il post del blog "Che cos'è G Stuite" per saperne di più)

Se passate a G suite non c'è bisogno di alcuna formazione per tutti quelli che hanno usato almeno una volta un indirizzo gmail.com, perché tutto risulterà molto familiare.

L'enorme vantaggio di un servizio che funziona benissimo non è limitata alla posta (e, molto probabilmente Gmail è il miglior servizio di posta in circolazione... quindi perché non adottarlo per la tua azienda?) ma include Google Calendar. Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google My Maps, Google Chat e molto altro ancora.
G Suite include delle versioni per lavorare in team di tutti questi programmi.

Quindi se già sei proprietario di un dominio e ospita la tua posta su Register.it o su Aruba o altri servizi simili, e usi invece @gmail per le funzioni i invito, condivisione e altro... forse è il caso che valuti di passare il tuo dominio di posta aziendale all'interno di G Suite!

Benefici del passaggio a G Suite

1. Proprietà dell'account di email

La tua azienda possiede gli account email di tutti i dipendenti. I tuoi impiegati non sono proprietari del loro account. Che cosa succede se qualcuno lascia la tua azienda per lavorare da un competitor o per partire con un'attività concorrente alla tua e sono proprietari della loro casella di posta e di tutti gli indirizzi associati? Guarda... è proprio quello che succede se hai dei dipendenti che utilizzano per lavoro degli account di posta privati, come appunto Gmail, anche se fosse solo per iniettare altre persone alla condivisione dei file o di un evento.
Come amministratore di G Suite, se qualcuno lascia l'azienda, puoi immediatamente cambiare la password e reindirizzare le email in entrata sul un altro account di posta.

2. Proprietà dei file

Con G Suite, tutti i Documenti, Fogli, Presentazioni creati dagli impiegati sono proprietà dell'azienda.
Ricorda che Google Drive è un backup alternativo a servizi come Box o DropBox. Puoi creare una procedura aziendale che obblighi i dipendenti a lavorare sulle cartelle condivise con Google Drive.
Se licenzi un dipendente, hai accesso a tutti i suoi file.

3. Condivisione dei documenti

È più facile condividere documenti con il tuo team tutti hanno un account G Suite. Per esempio, se tutti hanno accesso a Google Documenti, basta veramente solo un click.

4. Indirizzi email di gruppo

Prima ho citato un indirizzo, supporto@ictsviluppo.it. Puoi facilmente indirizzare email generaliste di questo genere e più persone, ad esempio per la gestione dell'assistenza ai clienti. No c'è alcun costo aggiuntivo per creare indirizzi email di gruppo. E ne puoi creare quanti vuoi.

5. Email alias multipli.

Il mio nome utente sul nostro G Suite è:
giovanni.fracasso@ictsviluppo.it

Ma se qualcuno mi manda un'email a
giovanni@ictsviluppo.it
Mi arriva comunque.

Questo perché giovanni@ è un alias del mio account.
Puoi avere quanti alias vuoi associati ad una casella email.

6. Puoi usare Outlook come programma per le email

Per tutti gli utenti che utilizzano Outlook, Google fornisce Google Apps Sync for Microsoft Outlook (https://tools.google.com/dlpage/gappssync)

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7. Più spazio di archiviazione

Con go account di Gmail gratuiti hai 15 GB di spazio disco. Per Gsuite Basic (che costa 4 € al mese per casella di posta) lo spazio va già a 30 GB per utente. Ovviamente lo spazio si può liberamente aumentare.

8. Sicurezza extra con la verifica in 2 passaggi

G Suite ha una importante opzione di sicurezza che l'amministratore può artiere per tutti gli utenti. È conosciuta come "verifica in 2 passaggi" (2-Steps verification).
Significa che si se ti colleghi a G Suite da un computer sconosciuto, mai utilizzato in precedenza, ti viene inviato un codice via messaggio per verificar che tu sia davvero il proprietario all'account (quindi password + codice inviato via sms al telefono associato al tuo account)
L'autenticazione in due passaggi è particolarmente importante se decidi di utilizzare Google Drive come backup standard per i computer della tua azienda (Pc o Mac che siano).

9. Integrazione con il CRM

Un CRM aziendale è un passaggio obbligato per la crescita della tua azienda. Uno dei migliori CRM in circolazione è anche gratis: HubSpot CRM. G Suite si integra perfettamente sia con il Calendario che con l'email. Puoi caricare le email nel CRM quando le invii da G Suite e tener traccia degli appuntamenti fissati con i tuoi contatti. Puoi anche creare i contatti direttamente da G Suite e aggiornare le loro informazioni.

10. Un unico account per accedere a tutte le applicazioni di business

Gli utenti possono utilizzare l'accesso di G Suite per accedere ad altre applicazioni riservate alle aziende, come, per esempio ad HubSpot CRM, a Slack, Salesforce, DocuSign, PandaDoc...

11. Un'interfaccia utente brandizzata

Le applicazioni, come Gmail, hanno il logo aziendale anziché il logo di Gmail.

12. Supporto

Con G Suite hai un'assistenza 24/7 via email o chat. Non c'è alcun supporto per la versione gratuita di Gmail.

Ci sono un sacco di vantaggi nel passare a G Suite (Puoi leggerne altri qua: "10 vantaggi dell'uso di G Suite per la tua posta aziendale") e molti di questi sono tecnici e tecnologici.

Insomma... Perché aspettare?