Smart working? App migliori per conferenze, riunioni e teamwork a distanza

Eccoci qui, dopo l’ultimo decreto del Governo, a chiedere ai responsabili IT delle nostre aziende di capire quali sono le migliori applicazioni o programmi per gestire le riunioni aziendali a distanza.

Come si sente dire ormai da giorni, le nostre abitudini dovranno cambiare, e nel mondo lavorativo questo è sicuramente uno degli aspetti da considerare con più attenzione.

La videoconferenza o teleconferenza è una modalità lavorativa che permette interazioni e riunioni tra più partecipanti “a distanza” e quindi con la praticità di evitare contatto e assembramento nelle sale riunioni aziendali, spostamenti e costi legati a viaggi e trasferte.

Il mercato offre un’ampia scelta di strumenti, ma i dispositivi, le app, i sistemi operativi subiscono modifiche e aggiornamenti quasi quotidiani per cui trovare la soluzione migliore per ogni singola azienda diventa davvero complicato. Ogni azienda ha le proprie esigenze per cui cercherà la soluzione con maggiore facilità di installazione e utilizzo, costi contenuti, integrabilità, ma, soprattutto in quest’ultimo periodo, adattabilità ai diversi contesti operativi in modo veloce e semplice.

Le applicazioni disponibili sul mercato

Skype

In ambito business Skype, che era già molto noto tra gli utenti privati, si è rafforzato grazie alla sua partnership con Microsoft, trovandosi preinstallato su tutti i dispositivi, anche mobili, dell’azienda. Da semplice applicativo per videochiamate, ora Skype (ex Microsoft Lync) ha allargato le sue mansioni alle conferenze virtuali con più partecipanti, confermandosi la scelta di default in molte aziende.

Di seguito i tre piani tariffari di Skype business:

• Office 365 Business Essentials è pensato per le piccole organizzazioni e aziende che necessitano di una mail aziendale e delle applicazioni di Office per il business (solo versione Web e dispositivi mobili). Il costo del pacchetto è di 4,20€ al mese per un anno;
• Office 365 Business offre gli stessi servizi di Essentials con in più le versioni desktop delle applicazioni di Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote, archiviazione e condivisione dei file con 1 TB di spazio di OneDrive, una licenza che copre le versioni complete installate e sempre aggiornate delle app di Office in 5 telefoni, 5 tablet e 5 PC o Mac per utente e un supporto telefonico e Web 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Il servizio ha un costo di 8,80€ al mese per il piano annuale;
• Office 365 Business Premium include tutti i servizi dei piani Business Essentials e Business più la possibilità di comunicare contemporaneamente con 300 partecipanti. Incluso inoltre l’hosting dell’e-mail con cassetta postale di 50 GB e un indirizzo del dominio di posta personalizzato. Il costo del servizio è di 10,50€ al mese per il piano annuale.

Google Hangout / Meet

Google Hangoutsnasce come chat "one-to-one". Col passare del tempo si è specializzata per video conferenze in ambito business: è considerata l’applicazione migliore per qualità audio e video. Si entra qui nell’universo Google, il che è sicuramente un vantaggio per l’integrazione con altri software (plugin su Chrome, contatto diretto con la casella di posta Gmail…). La versione gratuita ha un tetto massimo di 10 partecipanti a videochat e anche questo è uno dei limiti caratteristici di Google.

GoToMeeting

Citrix è entrata nel mercato delle videoconferenze con GotoMeeting. L’applicazione permette anche la condivisione del proprio schermo. A GotoMeeting manca, però, un sistema per l’upload di file .ppt, .doc/.docx e .pdf. In pratica i formati più utilizzati in ambito Office. Ci sono tre piani tariffari del software tra cui scegliere in base alle proprie necessità:

• Starter: pensato per un massimo di 10 partecipanti, offre i servizi base di condivisione dello schermo, audio e video. Questo piano non prevede limiti di riunioni né di tempo e garantisce la sicurezza di dati e informazioni grazie alla crittografia AES a 128 bit. La versione Starter ha un costo di 24,00€ mensili o 19,00€ nel caso di un abbonamento annuale;
• Pro: pensato per un massimo di 150 partecipanti. Ci sono tutti i servizi della versione Starter ed include un URL personalizzato, uno storage su cloud illimitato, degli utili strumenti di disegno e appunti condivisibili con tutto il team e la possibilità di cedere le redini del proprio schermo ad un altro partecipante alla conversazione. Gotomeeting Pro ha un costo mensile di 36,00€ o 29,00€ in caso di abbonamento annuale;
• Plus: è la versione del software che offre tutte le funzionalità dei pacchetti Starter e Pro che permette di ospitare fino a 250 partecipanti. Inoltre, grazie al servizio InRoom Link è possibile connettersi al proprio sistema audio/video per le sale conferenze. Il pacchetto Plus ha un costo di 59,00€ al mese o 49,00€ per l’abbonamento annuale.

Adobe Connect

Adobe ha provato a immettere nel mercato una propria soluzione per le videoconferenze. Adobe Connect è la soluzione per webinar e conferenze fino a 80 mila utenti (in modalità webcast) che, dal punto di vista software, si dimostra molto solida e di alta qualità. È molto usato in ambito accademico. Come spesso accade per le grandi aziende, però, Adobe si trova in una posizione di rivalità con Microsoft e questo ha una conseguenza negativa visibile su Connect: non si possono caricare file con estensione .doc/.docx e non è integrato con i Windows Phone.

• Adobe Connect Meetings comprende riunioni di massimo 25 partecipanti, cloud storage, VoIP, sessioni private e spazi di lavoro personalizzati. Ci sono modelli di layout inclusi nel pacchetto o personalizzabili. È anche possibile registrare e modificare qualsiasi file audio per migliorarne la qualità. Adobe Connect Meetings prevede un costo di 46,00€ al mese o 497,00€ l’anno.
  
  
• Adobe Connect Webinars è stato pensato, invece, per eventi più grandi con molti partecipanti. Il pacchetto include un’area backstage e strumenti di reporting e analisi. È possibile creare sondaggi e chat aperte al pubblico per poi tracciare i momenti più alti di partecipazione. Il costo di Connect Webinars varia a seconda della quantità di utenti interessati all’evento e va da un minimo di 120,00€ al mese (100 posti) a un massimo di 534,00€ al mese (1.000 posti).
  
  
• Adobe Connect Learning offre una soluzione completa per la formazione rapida e l’apprendimento mobile. Il software consente ai clienti di creare, erogare e misurare rapidamente la formazione in diretta e on-demand su tutti i dispositivi. È possibile creare sondaggi, utilizzare strumenti di discussione e rapporti sul coinvolgimento dei partecipanti. Il numero di lezioni o classi è illimitato per un massimo di 200 partecipanti. Adobe Connect Learning ha un costo di 340,00€ mensile o 3220,00€ annuale.

Adobe Connect è uno dei software più costosi ma la grande versatilità e personalizzazione, unite ad un brand che non ha bisogno di presentazioni, lo rendono uno strumento efficiente e pratico.

Teleskill

Teleskill Videoconferenza Live è una soluzione di videoconferenza tra le più versatili del settore ed è infatti usata in tutti gli ambiti: accademico, aziendale e per le recenti modalità lavorative di smart working. È il software ideale per realizzare videoconferenze professionali e può collegare centinaia di partecipanti tramite diversi device.

Si integra con le piattaforme e-learning più diffuse come Moodle o Docebo e con i Content Management System più utilizzati come WordPress e Joomla.

C’è, anche, la possibilità di salvare lezioni o conferenze, fruibili così in un momento successivo.

Non prevede l’installazione di nessun software.

Teleskill Videoconferenza Live è un software brevettato con le caratteristiche utili a erogare formazione accreditata e supporta un software di riconoscimento biometrico e di firma digitali, caratteristiche utili a garantire l’univocità della persona presente in videoconferenza.

Zoom

Zoom offre servizi di teleconferenza in remoto utilizzando il cloud computing. È un software per conferenze in grado di combinare riunioni online, videoconferenze e chat che utilizza la crittografia Secure Socket Layer (SSL) e AES 256 per garantire la protezione dei dati e delle informazioni degli utenti. Ci sono vari piani tariffari del software Zoom per offrire varie funzionalità:

• La versione Base del prodotto è gratuita e comprende un numero illimitato di riunioni 1-to-1, limite di 40 minuti per le riunioni di gruppo e host fino a 100 partecipanti. È garantito il supporto online e tutti i servizi di videoconferenza, funzionalità web e sicurezza.
  
  
• La versione Pro comprende tutti i servizi del piano Base più un ID personalizzabile, accesso ai controlli delle funzioni di amministrazione, reporting e Business Skype. È inoltre possibile registrare, su cloud, file MP4 o M4A fino a 1GB. Il piano Pro, pensato per un team di pochi membri, ha un costo di 13,99€ mensili.
  
  
• La versione Business richiede un minimo di 10 host e include tutte le funzionalità della versione Pro con l’aggiunta di una dashboard da amministratore, URL ed e-mail personalizzate e l’integrazione LTI (strumenti di apprendimento per l’interoperabilità). La versione Business ha un costo di 18,99€ mensili.
  
  
• Il pacchetto Enterprise, infine, include tutti i servizi che abbiamo detto finora, più la possibilità di parlare contemporaneamente con mille partecipanti, uno spazio di archiviazione cloud illimitato e un customer success manager dedicato. Con questa versione è possibile anche effettuare recensioni sull’azienda (Analisi delle tendenze, monitoraggio ROI,…) e avere sconti sui bundle webinar o Zoom Room. La versione Enterprise è pensata per le grandi aziende, ha un costo di 18,99€ ma richiede un minimo di 50 host.

Zoom ha prezzi competitivi che non richiedono un abbonamento annuale. Il software è semplice da utilizzare e offre audio e video di ottima qualità. Tutti i piani sono inoltre personalizzabili con servizi e funzioni aggiuntive come la Zoom Room, i servizi webinar o l’app dedicata per i dispositivi mobili.

È inoltre facilmente integrabile con Hubspot CRM, ciò significa che è possibile profilare i propri contatti in base ad esempio il webinar a cui ha partecipato oppure al numero di webinar totali a cui ha partecipato. Per saperne di più ti rimandiamo alla knowledge base di Hubspot che parla dell'integrazione tra Zoom e Hubspot.

Slack

Slackè un software di collaborazione aziendale utilizzato per inviare messaggi in modo istantaneo ai membri del team. Il servizio dà la possibilità di organizzare la comunicazione del team attraverso canali dedicati che possono essere accessibili a tutto il team o solo a specifici membri. Anche per Slack sono presenti tre piani:

• Slack Free, ovvero il piano con funzionalità base e senza limite di tempo, dedicato ai piccoli gruppi di lavoro o a low budget. Questa versione permette di utilizzare la piattaforma attraverso le app native di iOS, Android, Mac, Windows e Linux. Con la versione Free le call vocali e video sono limitate solo a due persone per volta ed è possibile visualizzare “solo” gli ultimi 10.000 messaggi scambiati dal team. Il file storage è limitato a 5GB per tutto il team;
  
  
• Il piano Standard prevede tutte le funzionalità della versione Free ma le call vocali e video possono essere fatte anche in gruppo. Altre funzioni che si aggiungono sono il supporto prioritario, lo screen sharing e la creazione di profili ospiti. Lo storage aumenta a 10 GB per membro del team. Il costo del piano standard è di 6,25 € per utente per abbonamento annuale, o 7,50 € per utente per pagamento mensile;
  
  
• Il piano Plus comprende tutte le funzionalità di quello Standard e del Free, con un supporto dedicato 24/7, la possibilità di esportare tutti i messaggi e lo storage aumenta a 20 GB per singolo utente. Il prezzo a utente è di 11,75 € per pagamenti annuali o 14,10 € per il pagamento mensile.

E’ facilmente integrabile con i CRM, come Hubspot, e con Google Hangout: si può avviare una videochiamata con Google Hangout direttamente da un canale Slack utilizzando un semplice comando. Questo può essere un ottimo modo per passare da una chat testuale a una videoconferenza con semplicità e rapidità. È anche possibile invitare tutti gli utenti del canale in modo che possano accedere alla chiamata dell’Hangout o parteciparvi.

Conclusioni

La tecnologia ci sta fornendo, ogni giorno, soluzioni sempre migliori ed efficaci per far fronte a situazioni di emergenza senza rinunciare a lavorare garantendo che l’operatività quotidiana della propria azienda. Le soluzioni che offre il mercato sono per tutte le necessità che ogni azienda dovrà affrontare. Si tratta solamente di valutare e scegliere quella che si adatta meglio al proprio contesto aziendale. Sarà necessario, quindi, analizzare la propria situazione e selezionare il software più efficiente.