Smart working in Italia: strumenti utili e soluzioni per il giusto mindset

In questo periodo di crisi molte professioni e molti lavoratori si sono convertiti allo smart working o lavoro agile, la modalità di lavoro a distanza tanto amata da grandi aziende tech e start up.

Effettivamente lo smart working sta riscontrando sempre più successo, soprattutto perché permette di continuare a lavorare anche con la mobilità ridotta e perché aumenta la produttività del lavoratore (ovviamente in situazioni e condizioni normali).

Lo smart working infatti è una vera e propria rivoluzione lavorativa: permette ai dipendenti di conciliare meglio vita privata e lavorativa, porta un risparmio energetico, di denaro e di tempo ad entrambe le parti e riduce anche le emissioni di CO2.
Non sempre però iniziare un’attività a distanza è facile: a volte mancano gli strumenti, a volte manca la giusta concentrazione e spinta inziale. Ecco perché abbiamo messo insieme alcuni consigli e strumenti utili per diventare smart workers.

Tempo e obiettivi

Il primo consiglio è quello di pianificare con cura ogni task che dovete svolgere e quanto tempo ci vuole per ognuno. Ci sono diverse app che vi possono aiutare in questo. Toggl, ad esempio, è un'applicazione di tracciamento del tempo (gratuita per la versione base, Apple, Android e desktop), che sincronizza la tua attività in tempo reale sul cloud e genera rapporti per analizzare la produttività. Asana e Trello invece sono app (anche in desktop) che possono aiutare nella suddivisione dei compiti, dei progetti e degli obiettivi.

Comunicazione e condivisione di documenti

Non perdete mai di vista la comunicazione con il vostro team e collegi. Per questo esistono app come Hangouts, Skype o Slack che attraverso chat e videochiamate possono facilitare lo scambio di informazioni e dati tra colleghi. Oltre alla comunicazione è importante anche la condivisione di documenti e file vari. Ecco allora che app in cloud come Drive, OneDrive e Dropbox vengono in vostro aiuto! Ma anche app come Evernote, per scrivere e scansionare documenti da portare sempre con sé e attivare chat di gruppo con il proprio team.

Impostare degli obiettivi personali

La produttività come abbiamo detto aumenta nei lavoratori smart. All’inizio però può essere difficile trovare la giusta concentrazione, soprattutto per chi deve preparare relazioni, scrivere progetti…

Ecco perché esiste un sito, che mette in moto dei semplici processi per aiutarvi a superare il blocco. Scaricate l’app Write or Die, impostate gli obiettivi di scrittura, con numero di parole o a tempo… e scegliete la vostra punizione!

Proprio così: se non rispettate gli obiettivi prefissati suoneranno allarmi, appariranno immagini di Grumpy Cat, o, con la modalità kamikaze, si eliminerà ciò che avete scritto fino a quando non ricomincerete a digitare.

Sicurezza informatica

Fondamentale per ogni azienda ed ente pubblico, è la sicurezza informatica. Ancor di più se i lavoratori sono dislocativi in diverse sedi e non in un ufficio unico. Ecco dunque alcuni suggerimenti per proteggere i dati aziendali online (ma anche le comunicazioni):

• Fornire un dispositivo diverso da quello personale per il lavoro
• Creare password sicure e univoche per ogni account
• Attivare antivirus e firewall su ogni dispositivo
• Definire delle procedure di Data Loss Prevention
• Attivare una virtual private network su ogni dispositivo, fisso o anche mobile, e persino router. Che cos’è una VPN? È un sistema in grado di crittografare la rete di comunicazione tra noi e il server rendendoci invisibili a terze parti e proteggendo le nostre connessioni.

Il giusto equilibrio

Certo, con i sistemi citati prima sia il dipendente sia l’azienda possono avere un controllo sul lavoro e sui progetti da portare avanti. Ma la vera rivoluzione dello smart working è la libertà e la fiducia data al lavoratore. Trovare il giusto bilanciamento tra vita personale e impegni di lavoro, tra ore dedicate ai progetti e momenti di relax: è questo che fa davvero aumentare la produttività.

L’esperimento dello smart working continuerà? Certamente sì, soprattutto con l’avvento di nuove innovazioni tecnologiche, come l’augmented reality e le automatizzazioni, che spalancano le porte a nuove avventure digitali.