Regole da conference call e virtual meeting per lo smart working

Smart working è una parola che è entrata nel linguaggio comune delle aziende italiane per permettere di continuare il lavoro amministrativo, commerciale e marketing in sicurezza, ognuno isolato a casa propria, dopo le prime avvisaglie di pandemia Covid-19.

Prima un consiglio contenuto nei decreti ministeriali, poi un obbligo per tutte le attività non essenziali per il sostentamento, per continuare a lavorare.

Come tutte le novità che si adottano in massa, abbiamo assistito a meeting con persone che non erano tanto abilitate al digital, problemi di collegamento ed errori comportamentali durante la call.

Vediamo, per semplicità, quali sono le regole da tenere durante una conference call con colleghi di lavoro, fornitori o clienti.

1. Quando non tocca a te parlare... spegni il microfono

Semplice no? Finché parlano gli altri devi disattivare la capacità del tuo microfono di catturare suoni ambientali. I motivi sono molteplici, ma essenzialmente dipende tutto dal fatto che il microfono, se non viene disabilitato, è sempre attivo. Significa che trasmette un flusso cotante di dati che impegna risorse per la conference, occupa banda, e si sente quando scoreggi. Si nel senso, voglio dire: se ti fai i fatti tuoi, saluti qualcuno che entra, il cane abbaia, i bimbi piangono... qualunque cosa diventa patrimonio comune di tutti quelli che partecipano alla videochiamata.

2. Tutte le webcam spente

Questo è un tema particolarmente importante in un'economia di scala, in primis pensando che in quel momento, in tutta Italia (e nel mondo), ci sono altre migliaia e migliaia di conference call con molte persone all'interno di stanza virtuali come quella a cui stai partecipando. Il video "pesa", nel senso che consuma banda.
Banda in uplodad per chi lo trasmette e banda in download per chi lo riceve.
Oltre ad impegnare, anche qui, risorse del sistema che si sta utilizzando.
Il video, per cortesia e per riuscire a trasmettere meglio il senso di quello che si comunica, potresti attivarlo assieme al microfono, quando parli, quando è il tuo turno.
Se tutti, in tutto il mondo, risparmiassero l'inutile traffico generato dal video sparato su web senza motivo, internet sarebbe un posto migliore.

3. La condivisione schermo consuma

Le due regole appena esposte come "importanti", diventano un imperativo categorico quando uno dei partecipanti deve condividere il suo video con gli altri. Mentre la trasmissione del proprio video, anche se non è al massimo della qualità, è qualcosa che si può accettare e non crea particolari disagi (a meno che tu non sia Brad Pitt ed abbia, dall'altro lato, uno stuolo di signore sognanti), quando si condivide il video della propria scrivania o della finestra di lavoro si deve vedere nitido per forza, altrimenti non si legge e capisce nulla di quello che si sta mostrando.
Con i problemi infrastrutturali della rete italiana già questo è un problema. Con tutti i microfoni e le webcam in trasmissione, diventa un'impresa impossibile,
Ripetete con me: disabilitare video e voce durante le riunioni via web perché non serve tenerli sempre accesi.

4. Stay home, stay stylish

Quando si lavora da casa alcuni (ehm... la maggior parte) tendono a "stare comodi", ovvero a non preoccuparsi troppo del "dress code" e di come restano vestiti tutto il giorno. A volte si arriva nel "vabbeh, lasciamo lì quella macchia da caffè, tanto oggi non viene nessuno", ma anche senza pensare ai casi estremi di macchie dimenticate c'è una serie di casistiche importante sullo "svacco da telelavoro": pigiama, tutona, capelli spettinati sono i principali "déshabillé" che si incontrano nelle call improvvisate.
Attenzione: siete si a casa, ma state anche lavorando, presentandovi agli altri per lavoro. Sportivo? Sì, tuta la vita. Ma non curato, sporco o in modalità "tra poco vado a nanna" anche no. La brutta impressione si da anche in una conference call, all'ennesima potenza quando dall'altro lato c'è qualcuno che non ci conosce o ci conosce poco.
"Stay Home? Stay sylish" (almeno quando vai in videochiamata).

5. Quello che si vede è quello che siete

(e quello che hai alle spalle e tutto quello che viene inquadrato)

Sono di parte, lo confesso... sono uno di quelli che la scrivania la tiene senza un foglio, bigliettino, penna, quaderno: scrivo tutto nel computer. E poi tutto deve essere simmetrico: le due casse dietro al computer nella mia postazione, il mouse sulla destra, meno cavi possibile.

Ho anche due modalità di webcam, una direttamente dallo schermo del portatile e una a visuale più ampia che metto a 45 gradi ed inquadra una porzione si stanza più grande, se per caso - non in tempi di Coronavirus - ho un ospite in casa che deve partecipare alla call (uno dei nostro commerciali o altro).

Quello che si inquadra deve dare l'idea di un ufficio, per quanto casalingo. S dietro ho pentole, fornelli, bimbi che giocano e gente che fa da mangiare con il frullatore... dio me ne scampi: sembra che la conference call sia poco importante rispetto al resto. Ma senza arrivare alla cucina, non sono un amate neppure degli sfondi da garage, da cameretta o da sottoscala... quando mi trovo in call qualcuno che sembra aver trovato una postazione di fortuna immagino sempre a quanto sia distratto o compresso nel suo spazio.

Per non sbagliare? Fate in modo di avere uno sfondo bianco dietro e, se a volte prediligete una vista più ampia, fate in modo che la vostra scrivania sia ordinata.

Conclusione

Se avete altri consigli (o regole, meglio), scriveteci e gli aggiungeremo volentieri alla lista.
Resta una considerazione: smart working non è "sto a casa e ogni tanto lavoro" ma è un "lavoro in un ambiente domestico" dove aumentano le distrazioni ma si dilata il tempo che dedichi al lavoro.
Darsi delle regole, dei tempi e delle "procedure" (o "abitudini") è una buona cosa per non essere inghiottiti nel pericolo di portare la propria professionalità e produttività sotto alla suola delle scarpe.