Project management: cos'è e quali sono i problemi più comuni

Un qualsiasi progetto per raggiungere il successo, ha bisogno di pianificazione, organizzazione del lavoro e gestione di tempo e risorse. Il ruolo designato per tutte queste attività è il project manager, ovvero colui che si occupa del project management.

Cos'è il project management

Il project management è appunto quella attività di programmazione, organizzazione e gestione di risorse e denaro, atte a raggiungere degli obiettivi. Il project manager è colui che gestisce le risorse economiche e si preoccupa di realizzare una strategia efficace, ma che sia compresa nel budget preventivato. Allo stesso modo il project manager si occupa di analizzare i risultati delle attività, individuandone punti di forza e debolezza.

Sulla base degli obiettivi raggiunti, il project manager pianifica le nuove attività di marketing.

Indubbiamente in questo panorama di pianificazione e organizzazione, vi sono dei problemi che intervengono e che minano le abilità del project manager, il quale deve, a volte, rivedere i piani e creare una nuova strategia, sulla base dei nuovi elementi. Scopriamo nel prossimo paragrafo quali sono i problemi più comuni dell’attività di project management.

I 7 problemi più comuni del Project management

Solitamente i problemi più comuni di un project manager si palesano quando non si raggiungono gli obiettivi prefissati. Questa condizione si verifica quando vi sono i seguenti problemi:

1. poca chiarezza degli obiettivi iniziali: se gli obiettivi non sono chiari sin dall’inizio, è possibile che lo start del progetto subisca uno slittamento, determinando quindi dei possibili ritardi sulla tabella di marchia dello stesso;
2. rischio di basso rendimento del progetto: questo problema si verifica quando tutte le parti in causa, operanti nel progetto, non collaborano come dovrebbero e modificano i requisti iniziali;
3. superamento del budget previsto: quando il budget inizialmente prestabilito viene superato;
4. problemi di tempo per la realizzazione di attività: quando i tempi del progetto non vengono rispettati, procrastinando attività già prestabilite e determinando così ritardi nelle consegne;
5. quando le risorse sono insufficienti: questa è una condizione che si verifica quando le risorse inizialmente preventivate per svolgere determinate attività non sono sufficienti, magari per via del carico di lavoro eccessivo;
6. cambiamenti imprevisti nel team: quando uno o più membri del team, inizialmente preventivato per il progetto, cambia e inevitabilmente si possono determinare dei ritardi;
7. cattiva comunicazione tra le parti interessate: una condizione che si può verificare quando la comunicazione tra i membri del team e l’azienda non son è chiara e non porta quindi a risultati.

Per ovviare a problemi come questi, è necessario creare un project plan efficace, ovvero un programma di lavoro ben delineato e orientato agli obiettivi.

Come creare un project plan efficace?

Un project plan o anche business plan è un documento formale con il quale sarà possibile gestire, organizzare e ovviamente monitorare tutte le attività atte al raggiungimento di un obiettivo.

In linea di massima un project plan è classificabile come la guida che il project manager segue per il suo progetto. Qualora si verifichino dei cambiamenti nel piano, egli ha l’obiettivo di occuparsene, ideando una nuova strategia.

I criteri affinché un project plan possa reputarsi efficace sono i seguenti:

• identificare chiaramente gli obiettivi del progetto;
• pianificare le attività singolarmente;
• avere un’idea chiara del team che si occuperà del progetto;
• gestione del rischio in caso di cambiamenti non previsti;
• pianificazione degli incontri e quindi delle comunicazioni del progetto.

Gli obiettivi di un progetto devono sempre essere molto chiari, altrimenti è molto facile - per qualsiasi persona nel progetto - modificare priorità, consegne e requisiti. In un progetto che nasce non si possono improvvisare le azioni, né tanto meno le risorse fisiche ed economiche, in special modo perché i costi potrebbero cambiare.

Bisogna avere sempre un’idea chiara di tutto quello che verrà fatto e soprattutto di come. I tempi sono fondamentali da rispettare, altrimenti si modificano anche quelli degli obiettivi da raggiungere, andando a stravolgere il budget.

Avere le idee chiare comporta dei vantaggi in un progetto nascente, ma è necessario avvalersi degli strumenti giusti per crescere, come ad esempio il CRM. Scopri nel prossimo paragrafo come un crm può aiutare il project management.

Come gestire l'attività di project management con il CRM?

Il CRM rappresenta una soluzione nella gestione di un progetto e di cui un project manager deve imparare ad avvalersi. Come può un CRM aiutare praticamente un project manager?

• Lo aiuta nella gestione delle task dei vari reparti. Pensiamo ad esempio ad Hubspot e a come sia possibile avere una panoramica sempre aggiornata di tutto quello che accade, in seguito all'avvio di un funnel. Con Hubspot CRM per esempio è possibile capire da dove arrivano i nuovi visitatori di un sito e qual è il loro comportamento d'acquisto;
• un CRM è un ottimo strumento per analizzare i risultati delle decisioni di marketing prese, quindi soffermarsi su quali di queste hanno generato più conversioni - e quindi risultati;
• il CRM permette di non perdere mai nessun dato raccolto e di creare un database clienti, distinguendo tra clienti dormienti e clienti attivi. È sulla base di questa distinzione che infatti vengono prese delle decisioni.

In aggiunta a questi di punti, importanti soprattutto per chi gestisce un progetto, c'è anche da dire che un CRM è utile anche per i clienti stessi, che possono entrare nel software e visionare l'andamento del loro business. Il CRM rappresenta una metodologia di lavoro, oltre che uno strumento, che migliora il rapporto interno e tra clienti e azienda.

Indubbiamente, una piattaforma come Hubspot, rappresenta uno strumento importante per il project management.

Vantaggi di una gestione efficace di un progetto

I vantaggi di un progetto ben gestito, che quindi rispetti tempi, risorse fisiche ed economiche sono così classificabili:

• soddisfazione delle aspettative del cliente, che si traduce quindi in fidelizzazione di quest’ultimo;
• budget rispettato e quindi nessuna spesa in eccesso che comporti preoccupazione al cliente;
• ridotta possibilità di fallimento. Un progetto ben seguito, con obiettivi chiari, riduce di molto la possibilità di fallire.

Un project plan e quindi un’attività di project management rappresentano i punti basi tramite i quali è possibile raggiungere obiettivi soddisfacenti.

Conclusioni

Per raggiungere degli obiettivi soddisfacenti è sempre importante affidarsi a chi può davvero aiutarti. Bisogna avere ben chiaro cosa e come si vuole fare. Per gestire i tuoi progetti con un CRM ti consigliamo di affidarti ad un'agenzia Hubspot che saprà aiutarti a mettere in piedi un progetto CRM. Nel frattempo puoi sempre scaricare gratuitamente il nostro ebook che parla di cosa sia la piattaforma di Hubspot.

Image by tirachardz on Freepik