Come creare un webinar in 8 step

Stai pensando di creare un webinar per presentare la tua azienda, i tuoi servizi o i tuoi prodotti? Ottima idea. Il webinar è uno strumento che ha preso quota soprattutto nel periodo di lockdown, quando non potevamo spostarci. In realtà uno spostamento c’è stato e possiamo considerarlo rivoluzionario: siamo passati dall’analogico al digitale!

In questo articolo ti spiego cos’è un webinar e quali sono le straordinarie opportunità per il tuo business. Lo faremo seguendo gli 8 passi che devi fare per presentare un webinar professionale e perfetto in ogni minimo dettaglio. Iniziamo!

Cos’è un webinar?

Prima di capire come presentare un webinar, è opportuno capire cos’è. Il webinar è fondamentalmente un seminario online interattivo che ti consente di raggiungere i potenziali clienti in ogni parte del mondo. Durante il corso puoi anche raccogliere informazioni utili per segmentare il tuo target di pubblico e pensare alle future campagne di marketing personalizzate.

All’occorrenza puoi anche integrare domande e risposte per fornire quante più informazioni utili al tuo pubblico.

Come realizzare un webinar?

Ora che abbiamo capito cos’è un webinar scopriamo gli step necessari per la sua progettazione.

1. Scegli l’argomento per il tuo webinar

Per prima cosa devi scegliere l’argomento del webinar. Puoi parlare di tutto, l’importante è che l’argomento trattato sia pertinente al pubblico al quale ti rivolgi. Il webinar è destinato ai merchant? Allora puoi parlare di resi, di spedizioni o di schede prodotto.

Per facilitarti il lavoro eccoti una serie di indicazioni:

• Concentrati su quegli argomenti dove sei maggiormente ferrato, così puoi rispondere in modo autorevole alle domande che ti vengono fatte;
• Dai uno sguardo alle FAQ. I tuoi clienti si pongono sempre le stesse domande? Allora focalizzati su di esse per fornire risposte pertinenti e risolutive ai problemi;
• Monitora le pagine social. I social network sono un’importante cassa di risonanza per il tuo business. Proprio lì puoi infatti notare i post che hanno maggiore successo o gli argomenti più dibattuti dai quali trarre utili spunti;
• Controlla il blog. Alcuni articoli hanno avuto un grande riscontro in termini di visualizzazioni e condivisioni? Allora potresti trasformarli in webinar per renderli ancora più coinvolgenti e accattivanti;
• Analizza le ricerche del tuo target di pubblico. Fai delle ricerche per capire quali sono le parole chiave più gettonate degli utenti che rientrano nella tua sfera di interesse e sviluppa delle risposte chiare alle loro domande.

2. Scegli il format migliore

Il secondo step prevede la scelta del format più indicato alle tue necessità e ai tuoi obiettivi.

Ecco quelli più gettonati:

• Presentazione. In assoluto è uno dei format più diffusi. Nei panni del presentatore illustri i tuoi prodotti o servizi, magari con l’aiuto di PowerPoint. Un audio o un video in sottofondo possono rendere ancora più coinvolgente la tua presentazione. Una soluzione ideale se hai un pubblico ristretto;
• Illustrazione di un prodotto o un servizio. Se vuoi presentare un prodotto o un servizio puoi impostare il webinar come una sorta di tutorial, spiegando in modo pratico ed esplicativo come funziona. Le persone, una volta capito le funzionalità di un prodotto o di un servizio, saranno maggiormente invogliate ad acquistarlo;
• Intervista. Altro format molto apprezzato è l’intervista. In tal caso devi invitare una figura autorevole nel tuo settore di riferimento, conferendo grande credibilità e professionalità al tuo format. Invia al tuo ospite una serie di domande in anticipo, così lui potrà prepararsi le risposte.

3. Quali piattaforme utilizzare?

Altra domanda importante: quale piattaforma usare per creare un webinar? Ce ne sono varie, sia gratuite che a pagamento.

Tra le più gettonate c’è Zoom, apprezzata soprattutto per la sua scalabilità in quanto è ideale sia per piccole aziende sia per brand con vari utenti. Zoom consente di sincronizzare la registrazione del webinar con HubSpot e quindi utilizzare le informazioni per segmentare i contatti proprio su HubSpot Italia. All’occorrenza puoi anche aggiungere partecipanti ad un webinar Zoom usando i flussi di lavoro di HubSpot CRM.

Altrettanto popolare è Google Meet, che offre una funzione dedicata proprio ai webinar. Si chiama LiveStream e apre le porte a chi ha un abbonamento Google Workspace enterprise standard o plus.

Molto popolare anche StreamYard, una piattaforma apposita per webinar che permette di registrare eventi live su più canali contemporaneamente, come Youtube e Facebook Live.

4. Come creare la pagina di registrazione

Concluse queste operazioni devi creare la pagina di registrazione per invitare le persone a partecipare all’evento. Devi spiegare con chiarezza di quale argomento parlerai e, se è presente un personaggio autorevole del tuo settore, annunciarlo e presentare le sue principali competenze. Inserisci poi un modulo di registrazione dove i partecipanti rilasceranno i loro dati. Infine chiudi con una call to action coinvolgente e capace di toccare le giuste corde emotive delle persone.

5. Prepara tutto alla perfezione per il tuo webinar

Passiamo adesso a quella parte che potremmo definire logistica e organizzativa. Registri il tuo webinar da casa? Allora avvisa gli altri membri della famiglia che non vuoi essere disturbato e scegli una stanza lontana da rumori molesti, interni o esterni che siano.

Occhio a non lasciare il telefono acceso, chiamate o messaggi potrebbero disturbare la tua registrazione. Spegni lo smartphone o, al massimo, mettilo in modalità silenziosa.

Hai poi bisogno dell’attrezzatura giusta, che consiste in una semplice webcam e un microfono. Non devi spendere cifre altisonanti, l’importante è che siano strumenti di qualità. Anche la telecamera del tuo smartphone può essere sufficiente, purché l’immagine sia chiara e nitida. A tal proposito assicurati di registrare in una stanza con molta luce. Per il microfono ti consiglio di acquistare un’unità esterna di buona qualità.

6. Consigli utili per il tuo contenuto

In un precedente articolo ti ho già indicato la necessità di scegliere un contenuto pertinente al tuo business, ma che stile usare per presentarlo? Innanzitutto devi usare uno stile coinvolgente e informale, senza mai perdere di professionalità.

Dai libero sfogo alla tua creatività e non temere di adottare soluzioni originali ed estroverse. Ecco alcuni piccoli consigli per differenziarti:

• Crea immagini personalizzate per evidenziare il tuo brand;
• Usa diapositive e slide brevi e concise;
• Affidati a video, animazioni e GIF per rendere la presentazione quanto più dinamica possibile;
• Evita blocchi di testo troppo lunghi, altrimenti rischi di “spaventare” i partecipanti;
• Fai un sondaggio a metà della presentazione, così da coinvolgere il tuo pubblico;
• Il tuo webinar dovrebbe attestarsi sui 45-60 minuti. Se vai oltre il pubblico potrebbe annoiarsi e perdere di interesse.

7. Promuovi il tuo webinar

Vuoi che il tuo webinar sia seguito da quante più persone possibili? Allora devi promuovere il tuo evento e renderlo virale. Come? Puoi inviare un’email alla tua lista di marketing per farlo conoscere a lead e clienti. Evidenzia i vantaggi del webinar e spiega perché è una grande occasione da non perdere. Fornisci dettagli utili, come il titolo, la data, l’ora e gli argomenti che saranno trattati. Il tutto condito da una bella call to action che susciti la curiosità delle persone.

Puoi però promuovere il tuo evento anche al di fuori dei tuoi contatti. Sfrutta i social, una vetrina importantissima per chiunque operi online. Se la tua presentazione è interessante e ricca di dettagli utili, gli utenti tenderanno a condividerlo con amici, colleghi e conoscenti. In tal caso usa immagini e hashtag popolari, che hanno sempre un grande richiamo sui social.

Hai qualche soldino da investire? Allora puoi sfruttare gli annunci a pagamento o anche ingaggiare un influencer del tuo settore, che ha già un buon numero di follower.

8. Fai un test di prova

Quando succede un imprevisto in tv, i presentatori si salvano con la classica frase “è il bello della diretta”. Sarà anche così, ma tu devi cercare di prevedere tutti i possibili imprevisti e fare in modo che la tua registrazione sia perfetta e curata in ogni minimo dettaglio.

Per questo motivo dovresti fare un test di prova, cercando di limitare anche i più piccoli dettagli. Hai un ospite nel tuo webinar? Perfetto. Prima di avviare la registrazione fate delle prove per verificare che tutto proceda nel modo giusto.

Riprova le strumentazioni per assicurarti che funzioni tutto perfettamente. Durante il test di prova sarai in grado di individuare le piccole o grandi criticità che vanno risolte prima dell’inizio del webinar.

Il test di prova andrebbe fatto uno o due giorni prima del webinar, così hai tutto il tempo di sistemare le ultime cose senza stress.

Consigli finali

Se seguirai gli 8 step indicati, il tuo webinar sarà un successo. Assicurati dopo l’evento di fare follow-up, per conoscere le impressioni dei partecipanti ed eventualmente per trovare nuovi clienti.

Dopo l’evento invia un’email di ringraziamento ai partecipanti, dove puoi anche inserire offerte e sconti speciali. Per saperne di più scarica l’ebook gratuito presente alla fine dell’articolo, intitolato “36 modelli di email commerciali”, una risorsa utile per scrivere email efficaci e capaci di dirigere il prospect dove desideri.

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